Povinnosti majiteľa II.

Technológia firmy

Veľa majiteľov podlieha obvyklému omylu, že firemné postupy má vymýšľať a dokumentovať niekto iný.

Bolo by to pekné. Bolo by to pohodlné, ale výsledok by bol otázny. V jednom z predchádzajúcich článkov (Základ všetkých základov) sme hovorili o nutnosti zostaviť akúsi knižnicu firemného know how. No nehovorili sme, kto má tú knižnicu zostaviť. Nositeľom tejto úlohy je zakladateľ, majiteľ, zdroj celej myšlienky. Nehovoríme, že to má urobiť úplne sám. Avšak postarať sa o to je jeho povinnosťou.

Ak si túto vec neustráži, tak vo firme vznikajú rozličné prejavy "ľudovej tvorivosti", teda postupy, ktoré si zamestnanci nastavia tak, ako to vyhovuje im. Nejde o to, že by sme radových pracovníkov podozrievali zo zlých úmyslov, hovoríme skôr o ich chýbajúcom nadhľade. Ľuďom tiež často chýba predvídavosť. Ak ktorýkoľvek vedúci presadzuje svoju autoritu a požaduje plnenie úloh, zastupuje v tomto vlastne majiteľa, ktorý by sa musel rozkrájať, aby dokázal mať oči všade.

Ak by táto autorita neprechádzala od majiteľa až k pracovníkom, veľmi rýchlo by sme boli svedkami degradácie povinností. Firemné autá by čoskoro jazdili na podhustených pneumatikách, či bez vymeneného oleja. Predajcovia by prestali zapisovať a zakladať záznamy o spolupráci so zákazníkom, dokonca by prestali pracovať s mnohými zákazníkmi na ktorých "nie je čas", alebo sa na  nich "zabudlo" a pod. Ekonomické oddelenie by si veľmi rýchlo zvyklo plniť požiadavky pracovníkov bez akýchkoľvek zábran, výdaje firmy by sa dostali do astronomických výšok.

Niekto by tu mohol poznamenať, že také veci sú nelogické, či proti zdravému rozumu a ľudia v rozumnom tíme by také niečo sami od seba nerobili. Ale bohužiaľ, je to tak a úpadok nedokonale riadených skupín to dokazuje, poukazujú na to všetky skúsenosti.

Prečo?

Skupinové myslenie vo firmách spravidla neprináša tak dobré výsledky, ako rozhodnutia jedinca. Porovnajte si len spôsob rozhodovania, keď je niekto ponechaný sám na seba a skúste toho istého človeka umiestniť do rozvášneného davu. Masy ľudí takmer nikdy nie sú racionálne, okrem iného preto, že člen skupiny sa vždy tak trochu spolieha na to, že "niekto z nás vie, čo treba robiť". O protiklade - myslenie skupiny verzus - myslenie jedinca, by sa dalo veľa písať a toto si prípadne necháme na inokedy. Teraz však uzavrime vec tak, že organizácia by mala byť zjednotená vôľou svojho zakldateľa.

Je jeho povinnosťou postarať sa o to, aby jednotlivé činnosti firmy do seba pekne zapadali a aby vedúci požadovali od podriadených to, čo je potrebné, bez ohľadu na to, či to je pohodlné, alebo nie.

Povinnosťou zakladateľa je rozhodnúť o tom, ako sa budú veci robiť a ak sa podarí vymyslieť naozaj výborný postup, potom ho treba zdokumentovať a chrániť pred samovoľnými zmenami.

Ak si majiteľ myslí, že toto môže nechať na skupinu ľudí, potom on prvý ponecháva svoju firmu v rukách tzv. skupinového myslenia. Aké to má následky? Dajme si jeden príklad za všetky:

Jedna zo zásad dobrého vedenia organizácie hovorí, že zvyšovanie výkonov sa nemá diať bezuzdným najímaním ľudí. Ak je niekde potrebné vykonať viacej práce, tak vždy sa treba pokúsiť najprv zvýšiť výkony existujúcich pracovníkov. Najprv sa treba pozrieť na tempo práce, jej organizáciu a koordináciu. Predstavte si, že by ste teraz najímali nových ľudí do oddelenia, ktoré ide len na pol plynu a jeho vedúci namiesto toho, aby si "páchal násilie" požadovaním usilovnejšej práce, bude riešiť požiadavky na vyšší výkon neustálym najímaním nových ľudí, ktorí však nakoniec budú pracovať podobným ležérnym štýlom.

Je vecou majiteľa, aby zaviedol princíp, že personálne oddelenie nebude len tak pre nič za nič plniť požiadavky na nových zamestnancov, ale najprv sa preverí výkonnosť existujúcich. Ak majiteľ toto nevie, alebo nezavedie ako platný firemný postup, potom si oddelenia firmy a personálne zvyknú vyberať ľudí neefektívne. Takéto najímanie ľudí od buka do buka potom rozloží efektivitu organizácie.

Takéto veci nemôžu fungovať štýlom - dajako to skúsime robiť. Toto je smrteľný postoj. Majiteľ - zakladateľ je ten, kto nesie konečnú zodpovednosť za to, že veci sú logické a fungujú dobre. Ak nezavedie vyššie uvedené pravidlo do praxe, potom mu hrozí, že jeho firma bude mať úroveň dedinského futbalu. Pobavíme sa síce, skočíme po práci na pivko, ale prežiť z toho nedokážeme.

Povinnosti majiteľa I.

Zdroj

Spísať všetky povinnosti majiteľa firmy by vydalo na menšiu knihu.  Skúsme si to však rozdeliť na menšie témy, z ktorých sa bude skladať táto séria článkov.

Prvá vec, ktorú za majiteľa nikto neurobí, je vdýchnuť firme život. Všimnite si, že hovoríme tak trochu na tému "Zakladateľ", "Tvorca", alebo "Zdroj". Majiteľ síce môže byť niekto, kto len vloží kapitál a s firmou nežije, nedýcha, ale my v skutočnosti hovoríme o vodcoch, ktorí svoj biznis skutočne založili a osobne rozbehli. Nejdeme špekulovať ani nad tým, či firmu rozbiehali viacerí majitelia, jednoducho len vynechávame z našich úvah pasívnych majiteľov, nech už sa vo firme objavili z akýchkoľvek dôvodov.

Mohli by sme povedať, že firma sa vždy zrodí najprv v myšlienkach. Aj dnes sníva o vlastnej firme mnoho ľudí, no iba zanedbateľné percento premení svoj nápad na čin. Iba absolútne menšina ľudí bude niekedy majiteľom úspešnej, bohatej firmy. Mnohí majitelia neprekročia svoj tieň a po niekoľkých pokusoch vybudovať organizáciu prejdú na model SZČO (samostatne zárobkovo činná osoba = živnostník) a iba sotva môžeme v ich prípade hovoriť o "firme" ako o organizácii.

Ak je niekto pevný v svojich zámeroch, potom firmu dotiahne do stavu prosperujúceho podniku. Mohli by sme povedať, že firma je tak trochu vlastným vesmírom a zakladateľ je tak trošku pámboškom toho vesmíru. Malo by sa tam diať to, čo on zamýšľa.

Tu sme prišli k jednej z prvých zásad majiteľa/zakladateľa: Možno že náš veľký svet bol skutočne stvorený naším veľkým pámboškom, ten ho stvoril, dal všetkým živým tvorom vlastnú vôľu a potom už doňho nezasahuje (pohne sa k činu snáď len keď už sa na to naozaj nedá dívať, potom zosiela potopy, síru a oheň a potom rôznych záchrancov) a tak si ten svet robí čo chce, naša planéta Zem si fičí vesmírnym priestorom okolo Slnka a nikto sa už o to údajne nemusí starať.

No firma takto nemôže fungovať. Ak je majiteľ pámboško svojej firmy, potom musí pekne vdychovať do nej život stále znova, lebo inak chuderka skolabuje. Ťažko povedať prečo firmy fungujú len vtedy, keď im majitelia z času na čas dávajú umelé dýchanie, ale skúsenosť to jednoznačne potvrdzuje.

Majiteľ teda musí neustále tvoriť a pod týmto máme na mysli neustále utieranie prachu na niečom, čo voláme účel firmy, alebo ak to chcete počuť inými slovami - treba neustále prachovkou leštiť poslanie firmy. Firma totiž bude existovať len vtedy, ak majiteľ neustále pripomína svojim ľuďom a celému svetu, že jej účelom je slúžiť zákazníkom.

Firma má byť užitočná, má uľahčovať zákazníkom život. Prvá majiteľova úloha je vymyslieť takú firmu, ktorá úspešne slúži a potom tú myšlienku opakovane dvíhať z prachu a hrdze.

Ako presne, to by sme tu tiež mohli rozoberať na 100 stranách. Ale pre túto chvíľu len skontrolujte, či vám vaša vlastná firma nezovšednela. Zatvorte oči, potom ich otvorte a choďte sa s úžasom pozrieť, ako fajne slúžite svojim zákazníkom. Myslíme si, že mnohí z vás na tú krásu už trochu pozabudli.

Ako má vyzerať pracovný deň majiteľa firmy?

Uvažovali ste nad tým, ako má vyzerať typický pracovný deň majiteľa firmy?

Niekto sa zasmeje a povie:

Teoreticky by som mal tráviť čas medzi golfovým ihriskom a mojou jachtou, ale v skutočnosti som dnes riadil svoju firmu rovnako, ako to robím už vyše 17 rokov.

Doplníme otázku a spýtame sa, čo ste teda dnes robili?

Odpoveď by mohla znieť:

Ráno sme mali hodinu a pol poradu, dosť som sa musel rozčuľovať, lebo naši servisáci si minulý týždeň zobrali dovolenky mimo harmonogramu a vznikol strašný chaos. Potom som bol orodovať u najväčšieho zákazníka, aby nám poslali peniaze. Následne som išiel do banky riešiť kontokorent a mal som pracovný obed s nádejným klientom. Poobede som riešil, ktoré platby by mali ísť ako prvé a potom som mal krátke stretnutie so šéfom predaja, lebo naši predajcovia podľa mňa priveľa vysedávajú vo firme. Potom bol u mňa na koberci šéf servisu a až podvečer som sa dostal k 150 neprečítaným mailom.

xxx

Ak váš deň vyzeral podobne, ako je opísané vyššie, tak máme jasný verdikt. V podstate ste z majiteľských povinností neriešili NIČ. Mohli by sme pokojne povedať, že povinnosti majiteľa sú veľmi často zanedbávané, lebo majitelia sú veľmi často riaditeľmi svojich podnikov a musíme veľmi dôrazne pripomenúť, že šéf ≠ majiteľ. To, že to robí tá istá osoba ešte neznamená, že sú tie povinnosti rovnaké.

Ešte čosi by sme mali povedať. Ak ste skutočne robili to, čo opisujeme vyššie, tak aj šéfom ste boli len na 20%.

Dotýkame sa dosť závažnej témy, v ktorej má veľa majiteľov a šéfov závažné otázniky.

Čo presne by mal robiť majiteľ? V čom sa líši jeho práca od šéfovskej? Čo sa stane, ak nemá čas robiť poriadne tieto posty?

Na túto a dalšie otázky sa pokúsime dať odpovede v ďalších príspevkoch na tomto blogu.