Lepšie vedieť

Základy plánovania VII.

Veľa ľudí si myslí, že plánovanie je v prvom rade o vymýšľaní spôsobov a o hľadaní cesty v neprebádaných oblastiach. Dokážu v rámci plánovania veľa špekulovať a mýlia si to s vývojárskym oddelením NASA.

Treba povedať veľmi nahlas: Skôr ako začnete vymýšľať nové postupy pre nejakú aktivitu, najprv by ste mali čo najpresnejšie zistiť, čo už doteraz dobre funguje.

Keby ste boli tréner v akomkoľvek športe, mali by ste poznať úspešné tréningové metódy minulých víťazov. Keby ste chceli otvoriť reštauráciu, najprv by ste museli ovládať štandardné recepty jedál, ktoré každý pozná a až potom príde čas na vymýšľanie špecialít.

Medzi najhoršie bludy manažérov patrí predstava, že nový šéf musí všetko meniť. V skutočnosti je takýto postoj prejav hlbokej neznalosti a nekompetencie, v niektorých prípadoch sa dá hovoriť až o arogancii.

Ešte aj tam, kde je predmetom aktivity napríklad výskum vedy, aj tam sa vychádza z dávno objavených a sformulovaných zákonov, ktoré tvoria základ akéhokoľvek ďalšieho pátrania a experimentovania.

Oblasť pánovania, o ktorej tu teraz hovoríme, sú SMERNICE.

Smernice, to nie je byrokratický nástroj, ale overené fakty o živote, pravidlá hry a zdravý rozum v akcii. Smernice sú to, čo funguje, postupy, ktoré zaručene vedú k výsledku. Sú to nielen recepty typu - "ako upiecť chlieb", ale aj zákonitosti, ktorými sa riadi príroda, či spoločnosť.

Keby ste chceli vyliezť na Mt. Everest, urobili by ste najlepšie, ak by ste vedeli niečo o financovaní expedícií, o tom, aká strava (a koľko) sa tam hodí, mali by ste si zistiť niečo o fyzickej príprave horolezcov, preštudovať si knihy a správy o minulých expedíciách a tento zoznam smerníc pre úspešné zlezenie osemtisícovky by zabral ešte najmenej 2 odstavce.

V manažmente sa nehráme na náhody. Je pravda, že náhody hrajú svoju rolu, ak považujeme za náhodu, že spóry plesne prenikli do laboratória pána Fleminga, ktorý tak objavil penicilín; a či to bola náhoda, že jablko údajne spadlo Newtonovi na hlavu a to ho vyprovokovalo k opísaniu fyzikálnych zákonov. Aj v manažmente sa na nás občas usmeje šťastena a objavíme náhodou čosi, čo funguje. Ak sa výborne predáva niečo, čo sme vôbec nečakali, tak sme objavili smernicu a iba pomätený podnikateľ by to nevyužil.

Smernica je nielen poznanie niečoho, čo funguje. Smernicou sa to stáva až vtedy, keď to sformulujeme tak, že to pomáha ľuďom sa rozhodovať.

Rozumný šofér chápe, že tu bude nejaká škola, treba dávať pozor na nezbedné deti a tiež je lepšie nezastavovať, lebo to zhoršuje prehľad na ceste a zvyšuje riziko pre deti.


Ignorovať overené veci (smernice) je proti zdravého rozumu. Je to rovnako úspešné, ako sa pokúšať pridávať majoránku, či kôpor do bryndzových halušiek, či vylepšovať ich strúhankou z kokosu. Nie, nehovoríme o tom, že človek nemá skúmať a skúšať nové veci, ale hovoríme, že úspech experimentátora veľmi závisí na jeho znalostiach toho, čo fungovalo predtým.

Toto všetko tu musíme prebrať veľmi dôrazne, lebo veľa ľudí má o plánovaní úplne nesprávne predstavy a myslia si, že treba zahodiť za hlavu fungujúce veci a venovať sa len "novým myšlienkam". V skutočnosti jedna z najväčších výziev manažmentu, je čeliť až chorobnej nutkavosti homo sapiens pozmeňovať čosi, čo je úspešné.

Pre dobré plánovanie, sa musíme zmocniť pravdy, lebo pravda a smernica sú synonymá. O tom sme na tomto blogu hovorili už v júli 2010 v článku Sila pravdy (článok otvoríte kliknutím sem).

Ak má byť stratégia firmy úspešná, potom je lepšie vedieť, ktoré princípy tu fungujú, ako nevedieť a naivne dúfať v zázraky.

Na čele je účel

Základy plánovania VI.


Účel je tak dôležitá vec, že aj v tomto blogu sme sa mu venovali už najmenej 4 krát (odkazy na príslušné články nájdete na konci tejto kapitoly seriálu).

Ak by sme o tom mali vtipkovať, tak to bude vyzerať nejako takto:

Účel je niečo, čo máme neustále pred očami, stále o tom uvažujeme a poháňa nás to vpred. Veď aj samotné slovo "účel" sa skladá zo slov u-čela a vyjadruje fakt, že to máme pred sebou ako somár mrkvu. Ešte aj v angličtine to isté slovo "purpose" by sa dalo prekladať ako "umiestniť dopredu" alebo "dať na čelo".

Ak cieľ je jasná méta, ktorú sa snažím dosiahnuť a mal by som byť schopný jednoznačne určiť, či som ho dosiahol, tak účely sú veci, ktoré treba dosahovať tiež (sú to akési ciele nižšieho rádu), no zároveň dotvárajú predstavu o tom, čo s tým cieľom sledujeme, prečo to chceme, či za akých okolností je dobré ten nadradený cieľ dosiahnuť. Účely veľmi súvisia s motívmi, ktoré máme a nespravíte chybu, ak budete motiváciu spájať s účelmi.


Dajme si radšej nejaký jednoduchý príklad:

Cieľ: Získať zbraň

Niekto by mohol mať v s pojení s týmto cieľom v hlave nasledovné účely:
- venovať sa športovej streľbe
- trénovať koncentráciu
- využiť starú strelnicu na pozemkoch, ktoré som zdedil

Iný človek by si s tým istým cieľom spájal úplne iné účely:
- ochrániť seba a svoju rodinu (po nedávnych lúpežiach v okolí)
- upokojiť členov rodiny, môcť spokojnejšie spávať
- byť schopný brániť bezpečnosť ľudí v susedstve

Kriminálnik by tým cieľom dosahoval takéto účely:
- mať pádny argument, až budem lúpiť banku
- aby som mohol bez námahy umlčať svokru
- aby som sa po vylúpení banky nemusel s nikým deliť o korisť

Všimnite si, že ešte aj tak jednoduchý cieľ ako je "získať zbraň", bude mať úplne iný zmysel podľa toho, aký účel sa za tým bude skrývať.

Je obrovský rozdiel, či k cieľu "vyliezť na Mt. Everest" máme účel "splniť si za každú cenu životný sen" (čo nevylučuje smrť na zostupe z vrcholu), alebo máme účel "do staroby môcť spomínať na himalájske dobrodružstvo".  Toto vyzerá byť nenápadný rozdiel, ale čitateľa musím varovať! Účely vystihujú duševné rozpoloženie a závažným spôsobom ovplyvňujú konanie jednotlivca. Ešte aj taká vec, ako je riskovanie, súvisí s tým, aké účely nosíme v hlave.

Pracovník vo firme má naisto účely - "zarábať peniaze", "živiť rodinu", ale toto začína byť problémom, ak zároveň nenosí v hlave účely typu: "byť užitočný", "pomôcť firme lepšie fungovať"a podobne.

Dominantné účely egoistických ľudí sú: "mať sa dobre", "užívať si", "zabezpečiť si pohodlie", čo by samo o sebe nebolo nič zlé, ale u nich sú účely také tie osamelé sirôtky, ktoré nesprevádzajú bračekovia typu: "slúžiť", "byť užitočný" či "dávať".

Vráťme sa teraz k plánovaniu a k pojmom ako je stratégia firmy. Ak ste dnes v dosahovanom obrate 4. najväčší na trhu, tak legitímny cieľ môže byť - stať sa dvojkou na trhu. Táto súťaž je jasná a stačí na konci roka spočítať obrat zúčastnených firiem, aby sme mohli posúdiť, či sme k tomu cieľu priblížili, alebo ho dokonca dosiahli.

Ako môžu účely v plánovaní ovplyvniť dosahovanie cieľa?

Veľmi!

Ak máte motiváciu, ktorá sa výhradne spája so snahou dosahovať profit (čo je samozrejme legitímny účel), tak vám hrozí, že takto motivovaný tím ľudí bude niekedy dosahovať zisk za každú cenu. Váš personál sa potom môže pokúsiť predať produkty podradnej kvality, prípadne montovať do výrobku nekvalitné komponenty. Z krátkodobého hľadiska sa dosiahne vysoký profit, ale v krajnom prípade pôjdete do basy za podvod, v lepšom prípade sa od vás sklamaní zákazníci odvrátia a zlý chýr odpudí aj ďalších.

Existujú samozrejme ľudia, ktorí možno neoplývajú nejakou veľkou mravnosťou, ale istú slušnosť v podnikaní dodržiavajú aspoň z toho dôvodu, že zlá starostlivosť a nekvalitné produkty by im z dlhodobého hľadiska spôsobovali problémy. Takíto ľudia však neustále zápasia s pokušením porušiť zásady slušnosti. Omnoho ľahšie sa žije podnikateľom, ktorí majú silný účel dosahovať profit a zároveň majú v sebe hlboko zakorenené účely ako je túžba byť slušný a užitočný.

Dobrý človek pozná hrdosť z dobre dodanej práce, produktu. Zlý človek (prípadne zmätený človek) vás bude asi presviedčať, že každý robí dobrú prácu len zo strachu z trestu, či nezdaru.

Ak dáme nabok úvahy o slušnosti a motívoch ľudí, stále nám zostáva sformulovať základné účely akejkoľvek firmy, či aktivity. Všetko má nejaký účel, inak to zaniká. Reštaurácia je na to, aby napojila a nakŕmila ľudí,  prípadne im ponúkla príjmený priestor na stretnutie. Základný účel hotelu by mal byť krátkodobo ubytovať hostí a počet hviezdičiek nám napovie, na akej úrovni to bude. Polícia by mala zabezpečovať poriadok, bezpečnosť a zákonnosť v spoločnosti. Škola by mala dávať vedomosti pre praktický život. Tento zoznam by mohol byť priam nekonečný.

V tomto seriáli sa nám začína skladať mozaika pojmov a vecí, ktoré treba vymyslieť, sformulovať a vzájomne zladiť. Musíme vedieť čo produkujeme (alebo chceme produkovať), musíme vedieť koľko produkujeme a mali by sme si vytvoriť zoznam bodov ideálnej scény, najprv tie dôležité a potom tie menej významné. Mali by sme si stanoviť cieľ. A mali by sme vymenovať účely, ktoré nás vedú k tomu, že robíme to, čo robíme.

Neskôr si prezradíme, ako všetky tieto veci dáme dokopy, zatiaľ sa uspokojíme s tým, že si ich tu len vymenujeme a vysvetlíme.

Za domácu úlohu si položte otázku, aké účely má organizácia v ktorej pracujete. Obzrite sa okolo seba a pouvažujte nad účelmi ľudí ktorých poznáte. Prípadne podrobte hodnoteniu svoje vlastné životné účely.

xxx

Tu sú sľúbené linky na články v tomto blogu, ktoré sa tiež venovali pojmu účel (kliknite na názov):
Načo je firma
Dnes začína zvyšok tvojho života
Zažnite svetlá
Zdroj (Povinnosti majiteľa I.)

Ako stanoviť cieľ

Základy plánovania V.

Náhla inšpirácia

Je nepochybné, že mnoho dobrých cieľov si ľudia stanovili na základe náhlej inšpirácie. Na rozhodnutie často nepotrebujete nič "vedieť", stačí "chcieť". Náhle vzplanutie sa môže stať celoživotnou vášňou.

Objaviteľ antickej Tróje - Heinrich Schliemann - sa rozhodol ako dieťa, že Tróju objaví. Na rozdiel od iných jednoducho uveril Homérovi a celý život sa na ten objav pripravoval. Bol veľmi úspešným obchodníkom, na vrchole podnikateľskej slávy celý podnik predal a vášnivo sa pustil do hľadania strateného mesta.

Ak ste si stanovili za cieľ vybudovať firmu v nejakej brandži, mohli k tomu viesť spletité životné okolnosti a iracionálne úvahy.
Do svojej manželky ste sa kedysi dávno zamilovali a nepotrebovli ste k tomu nijaké veľmi premyslené dôvody.

V takýchto prípadoch je nesmierne dôležité, aby to bolo pevné rozhodnutie, aby ste si verili a išli za cieľmi bez ohľadu na to, čo kto hovorí. Musíte samozrejme prejaviť vytrvalosť, znalosť plánovania, vedomosti o organizovaní, vedení a potrebujete aj pretrvávajúce nadšenie pre danú vec.

Cieľ je spravidla nejaká zreteľná méta. Pre horolezca to môže byť zlezenie osemtisícovky, pre futbalový klub postup do vyššej ligy, pre podnikateľa obsadenie istej časti trhu.

Logické ciele

Existujú aj niektoré prirodzené ciele, ktoré nemilosrdne diktuje logika. Prvý cieľ pre nejakého podnikateľa môže spočívať jednoducho v tom, že sa odtrhne od zamestnaneckého pomeru a bude mať založenú firmu. Zdá sa to banálne, ale niektorí ľudia o tomto snívajú celé roky a nakoniec sa k tomu odhodlajú a jedného dňa je tento cieľ splnený.
V tej chvíli prichádza ďalší logický cieľ - dostať firmu do postavenia, kde nie je v strate, ale dokáže sa prepracovať do čiernych čísiel. Ani toto nie je žiadny spektakulárny cieľ, ale je to méta, ktorú je nutné splniť.

V osobnom živote je často prirodzeným cieľom nájsť si partnera/partnerku. Ak hľadám nejakú známosť, mala by to byť žena, v ktorej prítomnosti sa cítim príjemne, chcem s ňou tráviť čas, viesť milostný život, prvý cieľ je jednoducho nájsť vôbec niekoho, s kým budeme tvoriť pár. Ak sa tento cieľ podarí dosiahnuť, ďalšia méta by mohla byť spoločná domácnosť. Neskôr sa budeme usilovať o uzavretie manželstva. Ďalší cieľ môže byť mať dieťa. Iný logický cieľ je vlastniť svoju strechu nad hlavou. Akokoľvek to znie cynicky, niekedy je ďalším cieľom rozchod, či rozvod...

Štandardné stanovenie cieľov

Okrem náhlej inšpirácie a cieľov, ktoré sú prirodzené, máme aj "štandardnú" metódu na určenie ďalšieho cieľa. Tu sa potrebujeme pozrieť trochu späť do nášho seriálu a pripomenúť si čo produkujeme. (K článku sa dostanete kliknutím tu.) Ciele často vychádzajú z toho, čo produkujeme a veľa firiem trpko doplatilo na to, že si stanovilo ciele založené na naštartovaní nových produktov, čo úplne poplietlo zákaznícku obec.
Ak by ste mali hotel, ktorý stojí na konzervatívnej, tradičnej klientele a za cieľ si dáte "rozbehnúť striptízový bar" v podzemí hotela, tak sa môže ľahko stať, že značnú časť zákazníkov stratíte, lebo prestanú hľadať ubytovanie u vás v obave, že sa vaša identita začala meniť na "hodinový hotel". Inak povedané, majitelia firiem by mali dobre ovládať marketingový pojem POSITIONING a pripomenúť si akú pozíciu v hlave zákazníka podnik má. Ak mienite vybočiť zo svojho typického sortimentu, musíte sakramentsky dobre vedieť, čo robíte.
Musíte sa rozhodnúť, či si postavíte ciele spojené so ZACHOVANÍM produktovej línie, alebo ROZŠÍRENÍM produktov, alebo naopak - so ZÚŽENÍM palety produktov.

Ešte dôležitejšie je uvedomiť si celkový, dlhodobý trend vlastnej produkcie. Tú tému sme preberali v článku "Koľko produkujeme" (nájdete ho kliknutím tu.) Niekedy si firmy postavia úplne jednoduchý cieľ, v ktorom chcú vytiahnuť obraty, či zisky firmy na nejakú danú úroveň. Ak ste zažili prepad výkonov počas krízy, možno si dávate za cieľ návrat na výslnie a cieľ bude prozaický - dosiahnuť čísla z roku 2008. Inokedy zas analýzov grafov zistíte, že na ďalšiu expanziu budete nutne potrebovať prienik na nové územia a cieľom bude vybudovanie siete pobočiek.
Analýzou grafov dospeli niektorí majitelia obchodných firiem k záveru, že zainvestujú do výroby, prípadne kúpia fabriku či už doma, alebo na ďalekom východe.
Trend v grafe vám občas prezradí, že by ste sa mali pokúsiť odkúpiť menšieho konkurenta a niekedy vás vďaka vašim výkonom mieni odkúpiť zahraničný koncern, ktorý si cez vás vytvorí cestičku na váš trh a k vašej klientele.
Príklady na inšpirácie pri hľadaní cieľov spojených s pozorovaním dlhodobého grafu produkcie by mohli byť priam nekonečné.

Veľmi rozumné je pozrieť sa na ideálnu scénu vašej organizácie (príslušný článok sme uverejnili tu.) Ak si ešte raz položíte ozázku, čo je účelom vašej organizácie, komu a ako slúžite, prečo vás zákazníci vyhľadávajú, opäť môžete dostať ten správny nápad, ktorý je s týmito vecami zladený.

Venovať sa cieľom, to si vyžiada svoj čas. Je rozumné pozrieť sa na vlastné produkty, grafy produkcie a formuláciu ideálnej scény, ak sa má dostaviť ten správny nápad. Toto vyslovene odporúčam robiť mimo priestorov vlastnej firmy. Chce to odstup, chce to čas a zrelú úvahu. Nakoniec však dobré ciele spravidla vyžadujú, že to je ambiciózne, niekedy až nezbednícke a dobrý cieľ musí vyvolať primeranú dávku vzrušenia. Málo ambiciózne ciele od vás odplašia schopných ľudí, lebo z firmy sa vytratí duch hry a súťaženia.

Správne formulovať cieľ je nesmierne dôležitá úloha, čím väčšia organizácia, tým ťažšie sa hľadá. Občas vám cieľ povie niekto len tak - pri príjemnom rozhovore o vašej firme, môže to byť váš kamarát, niekedy to môže byť aj konzultant a nedá sa vylúčiť ani to, že správny nápad vám povie úplne cudzí človek. Ciele musia byť "rozumné" a vychádzať z reality firmy. Zároveň musia byť "nerozumné", aby vás a vašich ľudí chytili za srdce. Preto nešetrite na fantázii.

Dôležitosť cieľov

Základy plánovania IV.


Ciele sú v živote človeka aj organizácií veľmi dôležité. Sú to také vytúžené méty, míľniky života, veci pre ktoré sa oplatí potiť krv a prekonávať protivenstvá. Ak máte cieľ, tak vaše konanie má smer a činnosti dokážete zladiť tak, aby ste sa k cieľu blížili. Je to ako hra, v ktorej môžete vyhrať čosi cenné a v takomto prípade môžete zažívať radosť nielen vtedy, keď na konci zvíťazíte, ale budete ju pociťovať aj na ceste tam.

Mali by sme si povedať čosi aj o opačnom stave - keď nemáte nijaký cieľ. Nie nadarmo máme v slovenčine výraz "bezcieľnosť" a asi chápete, že to je dosť zlý stav. Ak ste mali (a trebárs dosiahli) nejaké ciele a nestanovili ste si nové, tak váš život bude miestami pripomínať cestujúceho, ktorý má čakať dlhé hodiny na vlakové spojenie v malom meste, kde všetky pozoruhodnosti prezriete za 40 minút, pričom nenájdete otvorený stánok s novinami, ani kníhkupectvo a budete sa tam bezcieľne motať ako prd v gaťoch.

Život bez cieľov môže nabrať veľmi temné a trpké kontúry, kedy len prežívate v akejsi šedivej rutine zo dňa na deň a to prosté prežívanie je tak trochu náhrada reálneho cieľa. Samozrejme, takto sa dá žiť, ale nemusí to byť príliš povznášajúce.

Niekedy máte to šťastie, že máte pri sebe niekoho, kto vymýšľa dobré a lákavé ciele a vy urobíte najlepšie, ak ich prijmete za svoje. Nejde len o to, kam idete, ale aj s kým idete. Ak ste s niekým v nejakej spoločnej skupine, či je to firma, klub alebo rodina, musíte akceptovať a podporovať ciele, ktoré stanovuje ten, kto to má na starosti.

Ak máte k tomu ešte aj svoje vlastné ciele, tie by nemali byť v rozpore s tými spoločnými, inak sa veľmi rýchlo stanete čiernou ovcou, ktorú onedlho vyženú zo stáda. Spravidla nemôžete mať spoločné ciele so svojou manželkou a k tomu mať ešte iné ciele, ktoré zahŕňajú tajný sex s milenkou. Bez ohľadu na to, že niektorí pseudoodborníci to označujú za normálne a údajne stačí iba "zatĺkať, zatĺkať, zatĺkať", v skutočnosti si koledujete o to, že váš rodinný život naberie veľmi mrzuté, ba až katastrofické obrysy. Ciele sú dôležité, umožňujú stmelenie tímu ľudí, ale nie vtedy, ak tí jednotlivci sledujú ešte aj svoje osobné, navzájom nezlučiteľné ciele.

Cieľ môžete tak trochu chápať ako kotvu, ktorú ste vystrelili aj s lanom na hradby, tam sa zachytila a vy môžete po tom lane vyliezť. Môže to byť namáhavé, nebezpečné, ale má to jasný smer a vieme, kde to končí. Cieľ je pevný bod, zachytený v budúcnosti, je ako kotva s lanom, ktorej sa môžete pridŕžať, je ako orientačný bod, maják pri vjazde do prístavu.

Ale pozor! Ak ste dosiahli cieľ a nestanovili nový, tak ste tú kotvu nechali zachytenú a ona vás bude brzdiť. Budete chodiť v kruhu a neuvedomíte si, že tú kotvu treba uvoľniť a vystreliť novým smerom.

Ak nemáme cieľ, tak ideme NIKAM. Preto sú ciele dôležité.

Nabudúce si povieme o tom, ako sa dá cieľ stanoviť a sformulovať.