Ťahať a tlačiť

Na tomto blogu nájdete pomerne dosť článkov o tom, aká dôležitá je motivácia ľudí. Ak totiž vyberiete tých správnych zamestnancov, potom platí, že základ motivácie si priniesli vo svojom vnútri a ich výkony nie sú postavené len na vonkajšom ovplyvňovaní a už vôbec nie na prísľube tučných odmien. Toto je svätá pravda. Takých ľudí potom môžete pomerne ľahko ťahať myšlienkami, či víziou a ani by to nemuselo byť priveľmi náročné.

Treba však aj povedať, že na toto sa nedá úplne spoliehať. Aj najlepší ľudia potrebujú istú mieru manažérskeho tlaku. V tejto súvislosti na mňa hlboko zapôsobil názov pracovnej pozície z TV seriálu Street customs (Originály na cestách):

Shop enforcer

Toto by sa dalo voľne preložiť ako "dielenský vynucovač". Páni moji, aký krásny názov! Aká priamočiarosť. Žiadne okolky, jednoducho rovno hovoríme o tom, že ľudí občas (takmer vždy) musíte do ideálneho výkonu dotlačiť.

Videl som to aj teraz, pri nedávnej konzultácii, kde som si zobral pod lupu kľúčové oddelenie jednej veľmi významnej firmy. Poriadne som sa pozeral na to, ako to tam robia a zistil som, že priemerná doba dodávky hotového diela trvá približne 14 mesiacov.

No a ja jasne vidím, že by sa to dalo pri troche snahy urobiť za 5. Ako je to možné?

Nuž, strašne veľa vecí tam robia administratívnym spôsobom. Manažér pošle papier na isté oddelenie a potom "sa čaká". Ak to trvá pridlho, tak napíše e-mail. Ak to už trvá neznesiteľne dlho, potom zavolá. No a to je asi tak všetko. Ten papier je čosi ako obežník, ide cez rôzne oddelenia a úrady. Väčšina má kopu času. Keby tam nasadili akéhosi "donucovača", tak by niektoré postupy skrátili na zlomok času.

Ak máte motivovaných ľudí, tak to funguje ako tak, lebo ich poháňa vlastný impulz robiť svoju prácu čo najlepšie. Ale ak chcete ideálny výsledok, potom nestačí iba ťahať.

Treba aj tlačiť.

Detaily treba "naprojektovať"

Základy plánovania XII


V desiatom dieli nášho seriálu o plánovaní sme hovorili, že hrubo načrtnuté zámery (rozumej PLÁNY) sa musia rozpísať do jednotlivých krokov a tomu sme hovorili PROGRAMY. (Kliknutím si ten článok môžete otvoriť).

V príslušnej kapitole sme uvádzali príklad, kde PLÁN bol "vymeniť plot" a jeden z bodov programu, ktorý plán rozdrobil na postupnosť krokov, bola "oslava na záhrade". Ak sa nemáme stratiť v plánovaní, potom je veľakrát potrebné rozpísať aj programy na ešte menšie detaily. Oslava na záhrade by sa dala rozložiť takto:
- urobiť zoznam pozvaných a pozvánky
- rozoslať pozvánky
- vyčistiť a nachystať gril
- urobiť zoznam potrebných položiek
- nakúpiť proviant a rôzne potreby
- rozdeliť úlohy
- podmienečný krok: podľa predpovede počasia zabezpečiť prenosné altány a prístrešky
- zabezpečiť záhradné stoly a lavice
- zrealizovať samotnú oslavu

Možno sme príliš nafúkli zložitosť tak triviálnej záležitosti, ako je záhradná oslava, ale ak ste niekedy organizovali podobnú akciu, tak možno potvrdíte, že je veľmi ľahké zabudnúť na niečo dôležité a je veľmi hlúpe bezradne postávať s hosťami nad nachystaným mäsom, ak ste zabudli kúpiť drevené uhlie.

Možno by sme nepotrebovali plánovať záhradnú slávnosť takto podrobne, ale nastanú prípady, kedy plány bývajú veľmi rozsiahle. Na opačnom konci pomyselnej škály zložitosti plánov bude kozmonautika. Pripomeňme si, že NASA mala v 60-tych rokoch úlohu dopraviť na Mesiac ľudskú posádku. Jeden z plánov musel byť:

Vyvinúť a skonštruovať nosnú raketu
(Plány sme definovali v tomto seriáli tu: klikni)

To sa ľahko povie, ale takýto ambiciózny plán bude naisto obsahovať dlhý zoznam krokov programu, ktoré sa dajú (dokonca musia) rozdeliť na menšie kroky. Program opisujúci vývoj nosnej rakety musel nevyhnutne obsahovať časti ako:
- stanoviť základné parametre (užitočný náklad, výsledná rýchlosť kozmickej lode, ťah, výdrž horenia, atď.)
- vyvinúť jednotlivé stupne rakety
- vyvinúť motory
- zvoliť ideálne palivo
- ... a veľa iných krokov programu

Nakoniec vyvinuli raketu známu ako Saturn V.

Plán rozložíme na jednotlivé body programu a každý bod programu rozvíjame do postupnosti krokov. Takúto postupnosť nazveme PROJEKT.

Prečo sa to volá projekt? Aj slovo PROJEKT pochádza z latinčiny,  pro = vopred + iacere = vrhať. Po našom je PROJEKT vlastne návrh.

Samozrejme, slovo "projekt" sa používa v rozličných ďalších definíciách, máme trebárs "projekt domu", ktorý vypracoval architekt, alebo študenti dnes chystajú "projekty" do školy, kde majú spracovať na domácu úlohu nejakú tému. Projekt je v dnešnej dobe časté slovo.

V rámci nášho seriálu, kde teraz rozoberáme terminológiu plánovania budeme slovo PROJEKT používať ako sériu krokov potrebných na splnenie jedného kroku PROGRAMU.

Ak má stratégia firmy (organizácie, armády, štátu...) fungovať, potrebujeme poznať nielen ciele, účely, ale aj plány, prgramy a projekty. Ak dokážete takéto veci vypracovať vopred, môžete si ušetriť mnohé ťažkosti a slepé uličky.

Obrázok: Wiki