Asistentka, sekretárka, záchrana šéfa?

Nedávno sme urobili medzi šéfmi prieskum na tému asistentka - sekretárka. Prekvapivé percento uviedlo, že by uvítali novú posilu na tomto poste, dokonca mnohí by boli ochotní zaplatiť slušnú sumu peňazí, ak by im niekto dodal sekretárku "na kľúč". Nejeden by dokonca vymenil existujúcu sekretárku za novú. Prečo?

Bohužiaľ, iba málo ľudí má predstavu o tom, ako veľmi dokáže manažérsky vzdelaná asistentka odbúrať stres a oddialiť, či úplne odstrániť hroziaci syndróm vyhorenia. Je to dané aj prijatým a uznávaným stereotypom, že sekretárka má predovšetkým variť kávu, nechať si diktovať texty mailov, či vybavovať pre šéfa rôzne drobnosti.

Iba málokomu príde na um, že asistentka by mala (okrem iného) evidovať každú úlohu, ktorú šéf vydal, sledovať ju a samostatne požadovať jej splnenie v "mene šéfa".

Tieto veci si vyžadujú guráž. Toto nemôže robiť povrchná "puťka", ktorá si myslí, že tá najdôležitejšia vec v jej práci je kvalitná manikúra.

Ak si dáte prácu s tým, aby ste odhalili, čo ľudia vyhľadávajú na Google v súvislosti s pojmom asistentka - sekretárka, tak by ste žasli nad tým, ako často sa vo vyhľadávači objavia výrazy ako "práca bratislava", "práca slovensko", "ponuka práca". Inak povedané, asi najčastejšie vyhľadávaný post je asistentka, či už ako sekretárky, či asistentka predaja a pod. Ženy hľadajú takéto zamestnanie veľmi často...

Lenže tu narážame na to, že mladé dievčatá, ktoré chcú takúto prácu, nemajú pochopené, čo skutočne obnáša slovo administratíva. Je to z latinského ad - ministrare, teda "slúžiť pre". Šéf potrebuje, aby asistentka vedela efektívne riadiť šéfov čas (toto je často pre šéfov často nepredstaviteľné), chránila jeho efektivutu tým, že nikto nemôže nosiť na riaditeľov stôl problémy bez toho, aby k tomu neponúkol úplný návrh riešenia, atď.

Smerovať pozornosť šéfa na veci, ktoré najviac ovplyvňujú príjmy firmy, jej prosperitu a dlhodobé prežitie, to si vyžaduje vysokú profesionalitu, zdatnosť a odolnosť. Žiadna škola v dnešnej dobe nechystá tento typ sekretárky. Pritom voľné pozície by boli k dispozícii práve takýmto dievčatám a dámam, ktoré vedia, že ponuka práce čaká pre tie, ktoré maximálne znásobia šéfove úsilie.

 Možno by sme mali ambiciózne študentky vyškoliť a vytrénovať v tom, čo od nich špičkoví manažéri skutočne očakávajú. Nebude to perfektné líčenie, ani umenie podávania kávy. Bude to dokonalá znalosť princípov riadenia, komunikácia a schopnosť ustrážiť splnenie úloh, ktoré šéf zadal.

Možno by sa nám takéto ambiciózne dámy mali prihlásiť, my ich naučíme a "predáme" šéfom ako hotového človeka.



Foto: © Fotolia.com

Prečo je byrokracia problém krát štyri

Mať na úradoch prebytok zamestnancov je škodlivé z viacerých hľadísk.

1. Užitočnosť práce tých prebytočných je veľmi často pochybná, takže sú to vlastne vyhodené prostriedky. Ich platy, kancelárie a vybavenie treba platiť, to sú však peniaze, ktoré bolo treba uchmatnúť občanom a firmám. Keby štát udržal na uzde svoje nenásytné paprče a tie peniaze nechal firmám, tie by ich naisto použili na niečo zmysluplnejšie.

2. Byrokratické výplody a regulácie sťažujú občanom a podnikom život. Núti vás to vynaložiť peniaze na niečo, čo okrem úradníkov nikto nepotrebuje. Teda okrem daní, o ktoré vás štát ozbíjal (viď bod 1), vás oberá o ďalšie peniaze nepriamo, lebo vy musíte platiť zamestnancov, ktorí to odporné papierovanie musia vybaviť. Choďte si napr. vybaviť nejaké povolenie a zistíte, že budete robiť poslíčka medzi štátnymi inštitúciami, lebo tieto nie sú schopné zjednotiť svoje údaje na jedno miesto a vy ste povinní zabezpečovať pre jeden orgán čosi, čo eviduje iný štátny orgán. Takýchto príkladov by sme vedeli uviesť veľa.

3. Zbytočné zákony a predpisy spôsobujú nielen finančné, ale aj morálne škody. Predstavte si, že máte reštauráciu a zo zvyškov už celé roky kŕmite sviňu, ktorú chová váš svokor v blízkej dedine. Všetci boli spokojní - aj tá sviňa. No dnes už to neplatí, lebo nedojedené zvyšky musíte za úplatu odovzdať kafilérii. Možno že tie svine na ministerstvách chcú len dohodiť kšeft majiteľom kafilérií, aby títo zas dotovali tie svine na stranníckych centrálach, ale ako nakoniec zareaguje občan? Naučí sa nezmyselné zákony obchádzať. Tým sa ale ľudia naučia nerešpektovať aj rozumné zákony, lebo nie každý občan má dar rozlišovania a múdrosti.

4. Byrokrati na úradoch a ministerstvách by boli pre nás omnoho užitočnejší, keby len dostávali plat a nerobili NIČ! Lebo problém s byrokratmi je práve v tom, že oni stále niečo robia. A čo robia? Vymýšľajú nové regulácie, ktoré budú ešte viac zaťažovať občana. To nie sú len bizarné nápady o tom, že potrebujeme európsku smernicu na reguláciu krivosti uhoriek, či zákazy pre cyklistov na lesných chodníkoch. To sú omnoho horšie veci.

V súčasnosti počúvame sebavedomé reči najlepšieho z premiérov, že cez EÚ sa idú investovať miliardy do vytvárania pracovných miest pre mladých ľudí. Ovčania, ktorí ho volili, vzlyknú dojatím, vidia v tom sľubované istoty, jeho voličky zvlhnú (mám na mysli oči) lebo vedia, že republika je opäť raz zachránená.

Tak aby bolo jasno. Chcel by som odkázať všetkým nenažratým sviniam od Bratislavy až po Brusel:

Keby ste tie miliardy nevydrankali ako výpalníci od firiem, tieto by vytvorili viac pracovných miest, ako sa vám čo i len prisnilo! To ani nehovoríme o rozumnom zákoníku práce, ale to už je úplne iná téma.

Prestaňte tými miliardami, čo ste uchmatli svojimi hrabivými paprčami, korumpovať firmy! Vašimi stimulmi a príspevkami sa snažíte uplácať podnikateľov k tomu, aby zamestnávali ľudí, no ani chvíľu nepochybujem o tom, kto bude prvý na zozname poberateľov tých stimulov...


Majitelia firiem a manažéri by sa mohli poučiť z celej tejto mizérie aspoň v jednej veci. Zamestnanci nikdy nerobia NIČ. Ak nerobia to, čo je správne a efektívne, tak s veľkou pravdepodobnosťou vyrábajú čosi, čo môže dokonca kolegov zdržovať od práce. V niektorých prípadoch tam máte človeka, ku ktorému potrebujete zamestnávať dvoch ďalších, ktorí korigujú zmätky, čo vyrobil ten jeden.

Neurobte v malom rovnakú chybu, ako robia "tamtí" vo veľkom.




Poznámka: Chcel by som sa ospravedlniť, že som prirovnával príslušníkov rodu Sus scrofa domestica k niečomu skutočne odpornému.

Tenká šéfovská vrstva

Nedávno som konzultoval v jednej firme a do odporúčaní a pozorovaní som uviedol čosi, čo sa nazýva "tenká vrstva manažmentu". Majiteľ firmy celkom nerozumel, tak som mu poslal vysvetľujúci e-mail. Keď som ho po sebe prečítal, uvedomil som si, že by som sa s tým mal podeliť aj na našom blogu. Tak tu je vysvetlenie:


Pod "tenkou vrstvou manažmentu" sa myslí primálo vedúcich na priveľa podriadených, resp. vedúci, ktorí nie sú v šéfovaní správne zaškolení. Je to ako primálo masla na priveľa chleba, vrstva je potom tenká.

Príklad:
Za šéfom logistiky chodili počas konzultácie skladníci, ktorí majú priameho nadriadeného, no napriek tomu zaťažovali vyššieho šéfa (napr. schvaľovanie dovoleniek). Upozornil som ho na to a na druhý deň už zjednal nápravu, ale mám podozrenie, že tí vedúci sú možno vymenovaní zväčša len formálne a nie je im jasná ich vodcovská úloha.

My prednášame, že v ideálnom prípade má šéf 5 podriadených, inak hrozí, že zamestnanci už nedokážu komunikovať "ľudsky" so svojim šéfom a začínajú mať dojem, že sú vo veľkej neľudskej mašinérii. Nejde o to, aby sa urobila obrovská šéfovská štruktúra, ale momentálne je to podľa mňa na šéfa logistiky trochu priveľa a je otázne, či jeho priami podriadení majú právomoci a rozsah pôsobnosti určený správne a či bude ľahké tie produkty od nich vyžadovať. Najvypuklejšie to vidno na tom, že v prevádzke chýbajú tzv. "seržanti", niečo ako floor manageri, ktorí by "sekírovali" podriadených, organizovali im prácu, urýchľovali toky, odstraňovali úzke miesta, atď.

Bavíme sa teda o prenose autority smerom nadol, kde sa priveľa šéfov falošne domnieva, že stačí ľuďom "povedať", vydať smernicu, či odmeňovať na úkol a pod. Manažment je od slova "manus"= ruka a prapôvodné manažovanie je také, že manažér svoju vôľu može, má a musí presadzovať osobne, niekedy až ručne-stručne až do úplného splnenia. Počas presadzovania môže až vrieť krv, na konci po splnení je však úsmev a pochvala.

Toto je "tenká vrstva manažmentu".




Obrázky: ©Fotolia.com

Systém nie je pre suchárov

Ľudia si občas myslia, že systém, pravidlá, či smernice iba ubíjajú kreativitu. Jednoducho nuda!

Majú predstavu, že organizovať znamená len vytvárať bohapustú byrokraciu, ktorá so skutočným plnokrvným životom nemá nič spoločné a v najlepšom prípade je to akési nutné zlo.

Pozrite sa na to všetko z inej strany.

Keby ste chceli prejsť s terénnym autom púšť, tak by ste mali mať premyslené, koľko budete mať so sebou benzínu a kde ho môžete natankovať. Potrebujete mapy, musíte mať rezervné koleso, sadu na opravu defektov a možno aj satelitný telefón. Dobrodružstvo nespočíva v tom, že niekde medzi pieskovými dunami miniete posledný benzín.

Organizácia, systém, smernice, to je ako konštrukcia strechy, pod ktorou môžete žiť. V tom dome môžete pracovať, zažívať radosť, zabávať sa, aj spať. No kostra domu musí byť pevná a všetky veci v ňom musia mať miesto. Ak nebudete mať poriadok, tak miesto plnohodnotného žitia budete stále niečo hľadať a zdržiavať sa hlúposťami.

Organizácia je ako kvalitná cesta. Nestaviate ju preto, že nemáte nič lepšieho na práci. Potrebujete ju, lebo chcete po nej voziť náklady. Vypracovať firemné postupy potrebujete preto, lebo bez nich by ste produkovali málo a neefektívne.

Máte dome v kuchyni odložené nože, vidličky a lyžice vždy na tom istom mieste? Prečo?

Ak sa vám zdá takýto systém v príborníku rozumný, prečo by ste mali pochybovať o tom, že pracovníci potrebujú pravidlá, smernice a stanovené postupy? Ak beriete podnikanie ako užitočnú hru, potom by ste mali vedieť, že mrzutosti prídu práve vďaka tomu, že ste zanedbali organizačné základy.

Produkcia a organizácia musí ísť ruka v ruke. Nemusíte ani sekundu pochybovať o tom, že Reinhold Messner mal pri expedíciách do Himalájí skvelú, ba až puntičkársku organizáciu. Práve preto sa mohol odvážiť na dobrodružstvá, aké by prežil iba málokto. Bez týchto vecí nebude fungovať nijaká stratégia.

Nie, systém nie je pre suchárov. Čím veľkolepejší zámer, tým lepšiu organizáciu budete potrebovať.



Himalájske foto: Nina Adjanin

Čarovný nástroj plánovania

Základy plánovania XIV


Dajme teraz jednotlivé prvky plánovania, ktoré sme rozoberali v celom seriáli, konečne dokopy. Ak si chcete prečítať podrobnosti k jednotlivým heslám, stačí kliknúť na príslušné slovo.


Základný nástroj plánovania je táto (podľa zásad zdravého rozumu zostavená) škála:


Ciele (základná méta, ktorú chceme dosiahnuť)

Účely (nižšie - podriadené ciele, motívy aktivity, kvôli čomu to všetko vlastne robíme)

Smernice (overené postupy, pravidlá, ktoré treba dodržať, návody, zákonitosti života)

Plány (všeobecne načrtnuté zámery, ako zvládnuť oblasti, prekážky, rozvoj aktivity, atď.)

Programy (postupnosti krokov vymyslené na vykonanie jednotlivých plánov)

Projekty (postupnosti krokov navrhnuté na vykonanie jednotlivých krokov programov)

Príkazy (nariadenie vykonať kroky programov a projektov)

Ideálna scéna (stav vecí, ktoré máme na mysli, keď chceme, aby aktivita plnila účel)

Štatistiky (grafy, ktoré merajú trend produkcii v rámci aktivity)

Produkty (konečné hodnotné výsedky činností, ktoré treba priebežne dodávať)


Pri plánovaní sa prepracúva táto škála zdola nahor a zhora nadol a to dovtedy, kým všetky jej prvky nie sú zladené. Schopnosť zladiť body škály a premeniť ich v čin sa volá MANAŽMENT. Túto definíciu manažmentu aj samotnú škálu objavil a popísal americký filozof a humanista L. Ron Hubbard).

Jej celý názov je ADMINISTRATÍVNA škála. Samotné slovo administratíva býva veľmi často nepochopené a ľudia so zlými skúsenosťami a neznalosťou problematiky si ju zamieňajú s byrokraciou. (V skutočnosti je práve byrokracia výsledkom nepochopenia pojmu administratíva a my si ho naisto preberieme v niektorom z ďalších článkov).

Keď chcete dosiahnuť niečo významné, je dobré pochopiť jednotlivé pojmy tejto škály a naučiť sa ju vypracovávať. Veci krásne zapadnú a je omnoho pravdepodobnejšie, že sa ciele podarí dosiahnuť. Ešte dôležitejšou sa stáva administratívna škála (skrátene jej hovoríme ADMINŠKÁLA), ak sa budeme baviť o cieľoch, ktoré má dosiahnúť skupina ľudí, či už je to firma, klub, alebo armáda.

S touto múdrosťou sa dajú naplánovať akékoľvek veľké veci, možnosti sú takmer neohraničené. Všetko však začína myšlienkou, nápadom a znalosť plánovania je v každom prípade nesmierne veľkou pomocou a lepšou šancou na úspech. Tu niekde začína každá úspešná stratégia manažmentu.

Nabudúce si dáme príklad využitia adminškály v praxi.

Ak si ten článok chcete prečítať, kliknite sem.


Foto: fotolia.com

Príkazy ako nevyhnutná časť plánovania

Základy plánovania XIII


Týmto článkom ukončíme dlhý zoznam pojmov, ktoré sme si potrebovali najprv definovať a nabudúce už môžeme začať skladať jednotlivé kocky skladačky do úplného obrazu.


Zbytočne by ste si stanovili ciele a prepracovali všetky svoje plány až na úroveň detailov (rozpísaných do krokov programov a projektov), ak by sme nakoniec nepremenili celé plánovanie v čin.

Ak sa jedná o firmu, či akúkoľvek organizáciu, potrebujeme, aby šéfovia vydali príkazy svojim podriadeným, nech tie premyslené a pripravené kroky programov a projektov zrealizujú. Musí to byť jasné - niekto má zodpovednosť za to, že vec bude splnená a niekto je zas samotným vykonávateľom úlohy.

Schopnosť presadiť príkaz už zasahuje do oblasti vodcovstva, ale to by mohlo byť predmetom úplne iného seriálu. No akákoľvek stratégia firmy sa nikdy nepresadí do života, ak plánovanie nevyústi v príkazy, ktorých splnenie bude manažment dôsledne vyžadovať.

Pri vydávaní príkazov je dobré nechať sa inšpirovať tým, ako sme v dávnejšom dieli seriálu definovali produkty. Nedefinujte činnosť, ale výsledok.

Príklad:
Zadáte príkaz sekretárke, aby zohnala miestenku na ranný intercity expres do Košíc na štvrtok.

Milá sekretárka sa vráti s jóbovou zvesťou, že miestenky na ten rýchlik sú vypredané...

Hm, to sme si dali bohužiaľ vlastný gól. Správne ste mali definovať príkaz takto:
Vo štvrtok o 14:30 mám stretnutie v hoteli Bankov v Košiciach. Milá moja, zabezpeč mi cestu tak, aby som tam bol s dostatočnou časovou rezervou. (A pokojne môžete dať ako odporúčanie zariadiť cestu ranným rýchlikom).

Ale pozor. Teraz už nemôže sekretárka povedať, že miestenky boli vypredané. Váš príkaz znel - zabezpeč mi dopravu na to a to miesto, vtedy a vtedy. To je výsledok. Ak je rýchlik obsadený, musí uvažovať, ako inak zabezpečiť splnenie svojej úlohy.

Chceme produkt, nie činnosť!

Ak sa šéfovia naučia formulovať výsledok a nie činnosť, ušetria si veľa mrzutostí.



Foto: Fotolia.com

Detaily treba "naprojektovať"

Základy plánovania XII


V desiatom dieli nášho seriálu o plánovaní sme hovorili, že hrubo načrtnuté zámery (rozumej PLÁNY) sa musia rozpísať do jednotlivých krokov a tomu sme hovorili PROGRAMY. (Kliknutím si ten článok môžete otvoriť).

V príslušnej kapitole sme uvádzali príklad, kde PLÁN bol "vymeniť plot" a jeden z bodov programu, ktorý plán rozdrobil na postupnosť krokov, bola "oslava na záhrade". Ak sa nemáme stratiť v plánovaní, potom je veľakrát potrebné rozpísať aj programy na ešte menšie detaily. Oslava na záhrade by sa dala rozložiť takto:
- urobiť zoznam pozvaných a pozvánky
- rozoslať pozvánky
- vyčistiť a nachystať gril
- urobiť zoznam potrebných položiek
- nakúpiť proviant a rôzne potreby
- rozdeliť úlohy
- podmienečný krok: podľa predpovede počasia zabezpečiť prenosné altány a prístrešky
- zabezpečiť záhradné stoly a lavice
- zrealizovať samotnú oslavu

Možno sme príliš nafúkli zložitosť tak triviálnej záležitosti, ako je záhradná oslava, ale ak ste niekedy organizovali podobnú akciu, tak možno potvrdíte, že je veľmi ľahké zabudnúť na niečo dôležité a je veľmi hlúpe bezradne postávať s hosťami nad nachystaným mäsom, ak ste zabudli kúpiť drevené uhlie.

Možno by sme nepotrebovali plánovať záhradnú slávnosť takto podrobne, ale nastanú prípady, kedy plány bývajú veľmi rozsiahle. Na opačnom konci pomyselnej škály zložitosti plánov bude kozmonautika. Pripomeňme si, že NASA mala v 60-tych rokoch úlohu dopraviť na Mesiac ľudskú posádku. Jeden z plánov musel byť:

Vyvinúť a skonštruovať nosnú raketu
(Plány sme definovali v tomto seriáli tu: klikni)

To sa ľahko povie, ale takýto ambiciózny plán bude naisto obsahovať dlhý zoznam krokov programu, ktoré sa dajú (dokonca musia) rozdeliť na menšie kroky. Program opisujúci vývoj nosnej rakety musel nevyhnutne obsahovať časti ako:
- stanoviť základné parametre (užitočný náklad, výsledná rýchlosť kozmickej lode, ťah, výdrž horenia, atď.)
- vyvinúť jednotlivé stupne rakety
- vyvinúť motory
- zvoliť ideálne palivo
- ... a veľa iných krokov programu

Nakoniec vyvinuli raketu známu ako Saturn V.

Plán rozložíme na jednotlivé body programu a každý bod programu rozvíjame do postupnosti krokov. Takúto postupnosť nazveme PROJEKT.

Prečo sa to volá projekt? Aj slovo PROJEKT pochádza z latinčiny,  pro = vopred + iacere = vrhať. Po našom je PROJEKT vlastne návrh.

Samozrejme, slovo "projekt" sa používa v rozličných ďalších definíciách, máme trebárs "projekt domu", ktorý vypracoval architekt, alebo študenti dnes chystajú "projekty" do školy, kde majú spracovať na domácu úlohu nejakú tému. Projekt je v dnešnej dobe časté slovo.

V rámci nášho seriálu, kde teraz rozoberáme terminológiu plánovania budeme slovo PROJEKT používať ako sériu krokov potrebných na splnenie jedného kroku PROGRAMU.

Ak má stratégia firmy (organizácie, armády, štátu...) fungovať, potrebujeme poznať nielen ciele, účely, ale aj plány, prgramy a projekty. Ak dokážete takéto veci vypracovať vopred, môžete si ušetriť mnohé ťažkosti a slepé uličky.

Obrázok: Wiki

Ako sa zrealizuje PLÁN?

Základy plánovania X


Mali by sme nadviazať na predchádzajúci diel seriálu a povedať si viacej o tom, ako zmeníme plány na skutočnosť. Ak sme označovali plán ako niečo, čo je len všeobecne načrtnutý zámer bez detailov realizácie, potom sa mnohí opýtajú: "Ako dostanem ten plán do reality?"

Odpoveďou je séria za sebou idúcich krokov, ktoré sa nazývajú PROGRAM. Kým sa totiž pustím do realizácie plánu, mal by som najprv pouvažovať nad tým, čo presne treba urobiť, ak sa má plán zrealizovať.

Keby ste mali v pláne vymeniť pletivo na plote, tak vás neodvratne čaká približne takýto program:
- odmerať rozmery plota
- vybrať materiál na obnovu
- zvoliť si dodávateľa
- urobiť rozpočet
- nákup a dovoz domov
- získať pomocníkov
- zabezpečiť nástroje
- zabezpečiť uviazanie susedovho psa
- demontáž starého plota
- výmena vodiacich drôtov
- natiahnutie pletiva na nosné prvky
- dokončenie prác a upratanie
- oslava na záhrade

Nie je povedané, že toto je jediný možný spôsob rozpísania tohto plánu na kroky programu, ale tieto za sebou idúce aktivity by s veľkou pravdepodobnosťou viedli k úspechu. Všimnite si, že máme vopred premyslený program jednotlivých krokov, ktoré si môžeme napísať na papier a odškrtávať splnenie každej úlohy.

Prečo toto voláme program? Je to pôvodne z gréčtiny (programma), čo sa vyvinulo zo slov pro = vopred + graphein = napísať. Nuž, veď aj televízny program v časopise sa skladá z vopred napísaných relácií a filmov, pri ktorých nájdete čas vysielania.

Keby ste robili plány iba pre seba, tak by ste možno nič nepísali, veď jednoduchá aktivita sa dá naozaj zrealizovať tak, že všetko nosíte v hlave. Ale ak ide o niečo zložitejšie, tak si jednotlivé kroky programu napíšete na papier, aby ste na nič nezabudli.

Keď manželka napíše mužovi zoznam vecí, ktoré má v supermarkete nakúpiť, tak sa mu postará o program, v ktorom behá krížom krážom po predajni a vkladá jednotlivé položky do nákupného vozíka. Pokročilé manželky píšu zoznam v takom poradí, ako sú tovary v predajni vystavené a vedia, že najprv je v obchode zelenina, potom minerálky, potom pečivo, atď.

Potreba rozpisovať plán do bodov programu prudko rastie, ak sa jedná o tímovú prácu. Niekto má na starosti plánovanie, prípadne šéfovanie a niekto zas vykonanie. Program je nesmierne dôležitý nástroj na koordináciu, lebo vopred napísané body programu ukazujú:
- čo má byť vykonané
- kto to má urobiť
- do kedy to má byť splnené
- v akom poradí sa majú úlohy vykonať

Kým PLÁNY ako také mi hovoria len o všeobecných zámeroch a veciach, ktoré treba zvládnuť, PROGRAMY sú prvá úroveň detailov vykonania plánov, kde už vidíme aj časovú následnosť úloh.

Nabudúce si o tomto povieme viacej.

Plány musia mať hlavu aj pätu

Základy plánovania IX


V našom seriáli o plánovaní sme už hovorili o mnohých veciach, či už to boli ciele, účely, atď., ale nespomenuli sme položku PLÁNY ako také.

Ak by som si dal za cieľ vyliezť na Mt Everest, potom je pomerne zjavné, že na dosiahnutie tejto méty budem potrebovať vypracovať nie jeden, ale celý rad plánov. Pokiaľ by som chcel všetko premyslieť a držať iba hlave, už onedlho by som ju mal nafúknutú ako balón.

Všetko, čo sa zdá zložité, sa intuitívne snažíme dať do prehľadnejšej podoby. Tu sme mimochodom aj pri pôvode slova plánovanie. Plán pochádza z latinčiny, kde planum znamená rovná plocha. Akýkoľvek plán nakreslený do hliny, či na tabuľku, či na papier alebo obrazovku počítača nám dáva NADHĽAD. Dívať sa na veci zhora, mať odstup a prehľad, to je to, čo sa pri plánovaní snažíme dosiahnuť. Stratégia bitky, ktorú generál kreslí do mapy bude výstižnejšia, ako tisíce opisných slov.

Ak chceme uskutočniť výpravu na vysokú horu, tak urobíme dobre, ak na papier dáme všetky tie najrôznejšie oblasti, ktoré musíme zvládnuť. Mohli by vyzerať nasledovne:
- zabezpečiť financovanie
- dať dokopy tím ľudí
- získať povolenia na výstup
- pripraviť tréning pre členov expedície
- pozbierať informácie o výpravách v minulosti
- zabezpečiť dopravu z Európy do Nepálu (prípadne Tibetu)
- zabezpečiť transport v horách
- zabezpečiť materiálne vybavenie a stravu
- ... atď.

Všimnite si, že sme tu vymenovali 8 rozličných plánov, ktoré sa viažu k jedinému cieľu a to sme zdaleka nevymenovali všetko. Každý z tých plánov by sa dal ešte rozdeliť na menšie časti, prípadne ich rozpísať do za sebou idúcich úloh, ale samotný PLÁN je ten všeobecne načrtnutý zámer, úmysel niečo zvládnuť.

Plán je plánom vtedy, ak je to vyjadrenie úmyslu niečo vo všeobecnosti zvládnuť - prekážku, problém; neobsahuje nejaké detaily ani postupnosti krokov, na to budeme mať v tomto seriáli ďalšie kapitoly.

Ak by som mal cieľ dostať sa (cestovať) do Prahy, tak jeden z logických plánov by znel ako "zvoliť si, zadovážiť dopravný prostriedok". Neriešim detailne čo to má byť, čo to má stáť ani aké rýchle to má byť. Formulácia "zvoliť si dopravný prostriedok" bude použiteľná v každom prípade.

Nuž, a tu si môžeme ukázať pár súvislostí s predchádzajúcimi kapitolami.

Cieľ:
Dostať sa do Prahy
Účely:
- oboznámiť sa a užiť si krajinu medzi Bratislavou a Prahou
- športovne sa vyžiť
- upevniť vzťahy s mojimi kamarátmi

Keď to bude vyzerať takto, je dosť možné, že plán "zvoliť si dopravný prostriedok" skončí zakúpením či výpožičkou turistického bicykla. Ale, ak to celé vyzerá takto:


Cieľ:
Dostať sa do Prahy
Účely:
- uskutočniť krátke stretnutie s obchodným partnerom
- doplniť sklad súčiastok

potom plán "zvoliť si dopravný prostriedok" môže dopadnúť tým, že si zvolíme firemného kombíka, ktorým sa dostaneme do Prahy po diaľnici a ešte aj odvezieme nakúpené súčiastky.

xxx

Plány sa často venujú prekážkam a problémom. Ak vaša ideálna scéna hovorí o tom, že váš autoservis dokáže uspokojiť rastúci dopyt len s 5 zdvihákmi a do vašej haly sa zmestia len 3, tak máte problém. Ako sa má vyriešiť? Potrebujete PLÁN. Mohol by znieť - "Pristavať ďalšiu halu".

Plány sa však týkajú aj pozitívnych vecí. Keby ste ryžovali zlato a prieskum by odhalil produktívne ložisko, tak by bolo iba logické, že sa vám v hlave zrodí PLÁN: "Zakúpiť ťažobnú technológiu".

Ešte inak povedané, plány veľmi súvisia s ideálnou scénou. Ak vidíte veľkú odchýlku od nej, tak často čelíte problému a riešením je uskutočniť PLÁN. Taká odchýlka môže byť pozitívna aj negatívna. Chýbajúce zdviháky, zlatonosné ložisko, to všetko sú veci, ktoré riešime plánmi.

xxx

V tomto seriáli si musíme objasniť ešte zopár základných pojmov a potom dáme všetky súvislosti do jedného logického celku.





Foto: © Chlorophylle - Fotolia.com a Wiki

Ako stanoviť cieľ

Základy plánovania V.

Náhla inšpirácia

Je nepochybné, že mnoho dobrých cieľov si ľudia stanovili na základe náhlej inšpirácie. Na rozhodnutie často nepotrebujete nič "vedieť", stačí "chcieť". Náhle vzplanutie sa môže stať celoživotnou vášňou.

Objaviteľ antickej Tróje - Heinrich Schliemann - sa rozhodol ako dieťa, že Tróju objaví. Na rozdiel od iných jednoducho uveril Homérovi a celý život sa na ten objav pripravoval. Bol veľmi úspešným obchodníkom, na vrchole podnikateľskej slávy celý podnik predal a vášnivo sa pustil do hľadania strateného mesta.

Ak ste si stanovili za cieľ vybudovať firmu v nejakej brandži, mohli k tomu viesť spletité životné okolnosti a iracionálne úvahy.
Do svojej manželky ste sa kedysi dávno zamilovali a nepotrebovli ste k tomu nijaké veľmi premyslené dôvody.

V takýchto prípadoch je nesmierne dôležité, aby to bolo pevné rozhodnutie, aby ste si verili a išli za cieľmi bez ohľadu na to, čo kto hovorí. Musíte samozrejme prejaviť vytrvalosť, znalosť plánovania, vedomosti o organizovaní, vedení a potrebujete aj pretrvávajúce nadšenie pre danú vec.

Cieľ je spravidla nejaká zreteľná méta. Pre horolezca to môže byť zlezenie osemtisícovky, pre futbalový klub postup do vyššej ligy, pre podnikateľa obsadenie istej časti trhu.

Logické ciele

Existujú aj niektoré prirodzené ciele, ktoré nemilosrdne diktuje logika. Prvý cieľ pre nejakého podnikateľa môže spočívať jednoducho v tom, že sa odtrhne od zamestnaneckého pomeru a bude mať založenú firmu. Zdá sa to banálne, ale niektorí ľudia o tomto snívajú celé roky a nakoniec sa k tomu odhodlajú a jedného dňa je tento cieľ splnený.
V tej chvíli prichádza ďalší logický cieľ - dostať firmu do postavenia, kde nie je v strate, ale dokáže sa prepracovať do čiernych čísiel. Ani toto nie je žiadny spektakulárny cieľ, ale je to méta, ktorú je nutné splniť.

V osobnom živote je často prirodzeným cieľom nájsť si partnera/partnerku. Ak hľadám nejakú známosť, mala by to byť žena, v ktorej prítomnosti sa cítim príjemne, chcem s ňou tráviť čas, viesť milostný život, prvý cieľ je jednoducho nájsť vôbec niekoho, s kým budeme tvoriť pár. Ak sa tento cieľ podarí dosiahnuť, ďalšia méta by mohla byť spoločná domácnosť. Neskôr sa budeme usilovať o uzavretie manželstva. Ďalší cieľ môže byť mať dieťa. Iný logický cieľ je vlastniť svoju strechu nad hlavou. Akokoľvek to znie cynicky, niekedy je ďalším cieľom rozchod, či rozvod...

Štandardné stanovenie cieľov

Okrem náhlej inšpirácie a cieľov, ktoré sú prirodzené, máme aj "štandardnú" metódu na určenie ďalšieho cieľa. Tu sa potrebujeme pozrieť trochu späť do nášho seriálu a pripomenúť si čo produkujeme. (K článku sa dostanete kliknutím tu.) Ciele často vychádzajú z toho, čo produkujeme a veľa firiem trpko doplatilo na to, že si stanovilo ciele založené na naštartovaní nových produktov, čo úplne poplietlo zákaznícku obec.
Ak by ste mali hotel, ktorý stojí na konzervatívnej, tradičnej klientele a za cieľ si dáte "rozbehnúť striptízový bar" v podzemí hotela, tak sa môže ľahko stať, že značnú časť zákazníkov stratíte, lebo prestanú hľadať ubytovanie u vás v obave, že sa vaša identita začala meniť na "hodinový hotel". Inak povedané, majitelia firiem by mali dobre ovládať marketingový pojem POSITIONING a pripomenúť si akú pozíciu v hlave zákazníka podnik má. Ak mienite vybočiť zo svojho typického sortimentu, musíte sakramentsky dobre vedieť, čo robíte.
Musíte sa rozhodnúť, či si postavíte ciele spojené so ZACHOVANÍM produktovej línie, alebo ROZŠÍRENÍM produktov, alebo naopak - so ZÚŽENÍM palety produktov.

Ešte dôležitejšie je uvedomiť si celkový, dlhodobý trend vlastnej produkcie. Tú tému sme preberali v článku "Koľko produkujeme" (nájdete ho kliknutím tu.) Niekedy si firmy postavia úplne jednoduchý cieľ, v ktorom chcú vytiahnuť obraty, či zisky firmy na nejakú danú úroveň. Ak ste zažili prepad výkonov počas krízy, možno si dávate za cieľ návrat na výslnie a cieľ bude prozaický - dosiahnuť čísla z roku 2008. Inokedy zas analýzov grafov zistíte, že na ďalšiu expanziu budete nutne potrebovať prienik na nové územia a cieľom bude vybudovanie siete pobočiek.
Analýzou grafov dospeli niektorí majitelia obchodných firiem k záveru, že zainvestujú do výroby, prípadne kúpia fabriku či už doma, alebo na ďalekom východe.
Trend v grafe vám občas prezradí, že by ste sa mali pokúsiť odkúpiť menšieho konkurenta a niekedy vás vďaka vašim výkonom mieni odkúpiť zahraničný koncern, ktorý si cez vás vytvorí cestičku na váš trh a k vašej klientele.
Príklady na inšpirácie pri hľadaní cieľov spojených s pozorovaním dlhodobého grafu produkcie by mohli byť priam nekonečné.

Veľmi rozumné je pozrieť sa na ideálnu scénu vašej organizácie (príslušný článok sme uverejnili tu.) Ak si ešte raz položíte ozázku, čo je účelom vašej organizácie, komu a ako slúžite, prečo vás zákazníci vyhľadávajú, opäť môžete dostať ten správny nápad, ktorý je s týmito vecami zladený.

Venovať sa cieľom, to si vyžiada svoj čas. Je rozumné pozrieť sa na vlastné produkty, grafy produkcie a formuláciu ideálnej scény, ak sa má dostaviť ten správny nápad. Toto vyslovene odporúčam robiť mimo priestorov vlastnej firmy. Chce to odstup, chce to čas a zrelú úvahu. Nakoniec však dobré ciele spravidla vyžadujú, že to je ambiciózne, niekedy až nezbednícke a dobrý cieľ musí vyvolať primeranú dávku vzrušenia. Málo ambiciózne ciele od vás odplašia schopných ľudí, lebo z firmy sa vytratí duch hry a súťaženia.

Správne formulovať cieľ je nesmierne dôležitá úloha, čím väčšia organizácia, tým ťažšie sa hľadá. Občas vám cieľ povie niekto len tak - pri príjemnom rozhovore o vašej firme, môže to byť váš kamarát, niekedy to môže byť aj konzultant a nedá sa vylúčiť ani to, že správny nápad vám povie úplne cudzí človek. Ciele musia byť "rozumné" a vychádzať z reality firmy. Zároveň musia byť "nerozumné", aby vás a vašich ľudí chytili za srdce. Preto nešetrite na fantázii.

Dôležitosť cieľov

Základy plánovania IV.


Ciele sú v živote človeka aj organizácií veľmi dôležité. Sú to také vytúžené méty, míľniky života, veci pre ktoré sa oplatí potiť krv a prekonávať protivenstvá. Ak máte cieľ, tak vaše konanie má smer a činnosti dokážete zladiť tak, aby ste sa k cieľu blížili. Je to ako hra, v ktorej môžete vyhrať čosi cenné a v takomto prípade môžete zažívať radosť nielen vtedy, keď na konci zvíťazíte, ale budete ju pociťovať aj na ceste tam.

Mali by sme si povedať čosi aj o opačnom stave - keď nemáte nijaký cieľ. Nie nadarmo máme v slovenčine výraz "bezcieľnosť" a asi chápete, že to je dosť zlý stav. Ak ste mali (a trebárs dosiahli) nejaké ciele a nestanovili ste si nové, tak váš život bude miestami pripomínať cestujúceho, ktorý má čakať dlhé hodiny na vlakové spojenie v malom meste, kde všetky pozoruhodnosti prezriete za 40 minút, pričom nenájdete otvorený stánok s novinami, ani kníhkupectvo a budete sa tam bezcieľne motať ako prd v gaťoch.

Život bez cieľov môže nabrať veľmi temné a trpké kontúry, kedy len prežívate v akejsi šedivej rutine zo dňa na deň a to prosté prežívanie je tak trochu náhrada reálneho cieľa. Samozrejme, takto sa dá žiť, ale nemusí to byť príliš povznášajúce.

Niekedy máte to šťastie, že máte pri sebe niekoho, kto vymýšľa dobré a lákavé ciele a vy urobíte najlepšie, ak ich prijmete za svoje. Nejde len o to, kam idete, ale aj s kým idete. Ak ste s niekým v nejakej spoločnej skupine, či je to firma, klub alebo rodina, musíte akceptovať a podporovať ciele, ktoré stanovuje ten, kto to má na starosti.

Ak máte k tomu ešte aj svoje vlastné ciele, tie by nemali byť v rozpore s tými spoločnými, inak sa veľmi rýchlo stanete čiernou ovcou, ktorú onedlho vyženú zo stáda. Spravidla nemôžete mať spoločné ciele so svojou manželkou a k tomu mať ešte iné ciele, ktoré zahŕňajú tajný sex s milenkou. Bez ohľadu na to, že niektorí pseudoodborníci to označujú za normálne a údajne stačí iba "zatĺkať, zatĺkať, zatĺkať", v skutočnosti si koledujete o to, že váš rodinný život naberie veľmi mrzuté, ba až katastrofické obrysy. Ciele sú dôležité, umožňujú stmelenie tímu ľudí, ale nie vtedy, ak tí jednotlivci sledujú ešte aj svoje osobné, navzájom nezlučiteľné ciele.

Cieľ môžete tak trochu chápať ako kotvu, ktorú ste vystrelili aj s lanom na hradby, tam sa zachytila a vy môžete po tom lane vyliezť. Môže to byť namáhavé, nebezpečné, ale má to jasný smer a vieme, kde to končí. Cieľ je pevný bod, zachytený v budúcnosti, je ako kotva s lanom, ktorej sa môžete pridŕžať, je ako orientačný bod, maják pri vjazde do prístavu.

Ale pozor! Ak ste dosiahli cieľ a nestanovili nový, tak ste tú kotvu nechali zachytenú a ona vás bude brzdiť. Budete chodiť v kruhu a neuvedomíte si, že tú kotvu treba uvoľniť a vystreliť novým smerom.

Ak nemáme cieľ, tak ideme NIKAM. Preto sú ciele dôležité.

Nabudúce si povieme o tom, ako sa dá cieľ stanoviť a sformulovať.

(Ne-)dosiahnuteľný ideál ?

Základy plánovania III.


Ak máte jasno v tom, čo produkujete a poznáte aj trend svojej produkcie, potom je rozumné pozrieť sa na tzv. ideálnu scénu celej vašej aktivity.

Ak chcete dosahovať isté ciele, potom táto aktivita musí spĺňať rozumne nastavené parametre a predpoklady.

Ku každej činnosti by sa dal urobiť siahodlhý zoznam žiaducich vlastností a podmienok, ale aj tu platí, že najprv treba definovať a skontrolovať tie NAJdôležitejšie veci.

Keď som debatoval s dcérou o tom, že by chcela notebook, tak som sa jej opýtal, čo má spĺňať. Odpoveď bola, že by mal byť "biely", na čom sme sa aj ihneď výborne nasmiali, lebo bolo jasné, že táto podmienka je v poradí dôležitosti niekde veľmi vzadu. Ale teraz vážne. Čo je tá úplne prvá vec, keď si dáme za cieľ kúpiť vyhovujúci notebook? Prvý bod ideálnej scény takéhoto zariadenia by mohol byť:

- umožňuje mi pozerať, vytvárať, spracovávať, ukladať a posielať rôzne dokumenty nielen doma, ale aj na cestách, po istý čas aj bez pripojenia k elektrickej sieti

Kúpim niečo, čo toto spĺňa? Nuž, to je to hlavné.

Asi by sme boli schopní definovať aj ďalšie veci:
- je dosť výkonný, aby sa aplikácie dali vôbec spustiť a robiť s nimi pohodlne
- mám na ňom potrebné aplikácie
- mám na ňom dostatočný priestor pre dáta
- má potrebnú výdrž batérií
- je odolný
- je na ňom predvolený Paliho manažérsky blog
atď.

Samozrejme si môžeme definovať aj detaily a každý tínedžer by pripustil, že ak ho bude používať medzi svojimi vrstovníkmi, tak by mal vyzerať "cool" a mal by mať teda trendový dizajn. Tu však správne podotknete, že sa už prestávame baviť o potrebe s počítačom pracovať, ale prechádzame k potrebe "robiť dojem".

Ideálna scéna je koncept, ktorý je pomerne málo známy a predsa sa používa intuitívne, najmä v technických oblastiach. Keď piloti pred štartom lietadla používajú tzv. checklisty pre predletovú prípravu, tak v podstate prechádzajú jednu podmienku ideálnej scény za druhou a aj im je jasné, že niektoré veci sú životne dôležité a niektoré zohrávajú menšiu rolu. Každý pilot by vám vedel povedať, ktoré systémy MUSIA na lietadle fungovať, ak s ním chce ako tak bezpečne letieť a pristáť.

Keď máte auto, tak jeho prvý bod ideálnej scény znie približne takto:
- bezpečne a spoľahlivo prepravuje posádku a náklad po cestách z bodu A do bodu B

Veľmi rýchlo by sme vedeli pridať celú plejádu ďalších podmienok:
- je ekonomické v spotrebe a prevádzke
- všetky technické systémy sú v poriadku
- je pohodlné a rýchle
- reprezentuje môj spoločenský status
- je čisté
- spôsobuje radosť, pôžitok z jazdy
- platby za leasing ma nezruinujú
- atď.

Mohli by sme dlho menovať tieto veci, ale čitateľovi je jasné, že postupne budeme prechádzať od podstatných vecí stále viacej k podružným detailom. Ideálna scéna verne odráža aj to, čo skutočne od takého vozidla očakávate. Ak zmeníme prvý bod ideálnej scény tak, že prepravuje posádku a náklad po cestách a v ťažkom teréne, zrazu zistíme, že sa dostávame k úplne inému typu auta, za úplne inú cenu...


Ak si sadnete do vozidla, tak možno neuvažujete nad ideánou scénou takto formálne, ale aj tak aspoň intuitívne idete v duchu podľa istého zoznamu. Pred nasadnutím sa pozeráte: Stojí rovno (nie je niektoré koleso mäkké)? Vidím nejaké zreteľné poškodenie? Mám priehľadné sklá na všetky strany? Štartuje bez problémov? Nevydáva podivné zvuky? Nesvietia nejaké varovné kontrolky? Mám dosť paliva na zamýšľanú cestu? Mám platné doklady, STK, diaľničnú známku? Neskrýva sa na zadnom sedadle najatý vrah? Nemám k zapaľovaniu pripojenú bombu? (Posledné veci sa už týkajú mafiánskeho prostredia).


Ak sa máme dopracovať k nejakému cieľu pre firmu, rodinu, či celý štát, potom je potrebné poznať ideálnu scénu tej veci. Nízke, neambiciózne ciele vyžadujú menej náročnú ideálnu scénu, vysoké ciele zas priam volajú po prísnej, náročnej a prepracovanej ideálnej scéne.

Ak by ste mali futbalový tím zložený z kamarátov, tak jeho ideálna scéna kopíruje fakt, že sa snažíte iba o nenáročnú zábavu. Ak by ste mali na starosti mužstvo FC Barcelona, tak by ste museli vypracovať pomerne dlhú a detailnú ideálnu scénu, ak chcete pomýšľať na najvyššie méty.

Ak budete chvíľu pozorovať celé dianie v priemernom klube a potom by ste dostali výsadu stráviť čas s realizačným tímom barcelonského veľkoklubu, tak by ste IHNEĎ rozoznali priam nebotyčné rozdiely. Ale čo sú tie veci, ktoré vidíte? Nuž, na vlastné oči sa pozeráte na odlišne nastavené a hlavne presadzované ideálne scény.


Ideálna scéna a jej popis je najzákladnejším nástrojom pre korekcie a vylepšenia. Ak poznáte ideálnu scénu, stačí sa pozrieť na "reálnu scénu" a rýchlo by ste mali vidieť odchýlky od potrebného a požadovaného ideálu. Ak vidíte odchýlky od zásadných bodov, tak si to vyžaduje okamžitý a radikálny zásah. Prečo záchranári najprv skúmajú dýchanie a krvný obeh? Lebo ich fungovanie je predmetom prvého bodu ideálnej scény pre ľudský organizmus. Odreniny počkajú na ošetrenie neskôr. Zastavenie dychu, či krvácanie z tepny neznesie odklad.

Kým sa začnete zaoberať detailným popisom ideálnej scény, mali by ste si vždy definovať prvý bod ideálnej scény a ten získate odpoveďou na otázku: "Aký účel má táto vec?"

Zubár: - kontroluje, udržiava a opravuje chrup pacienta
Kino: - premieta divákom zaujímavé filmy
Vláda: - riadi krajinu tak, že sa dlhodobo zlepšujú možnosti obyvateľstva na slušný život
(Dôraz je práve na slove dlhodobo, ale toto radšej nechajme tak.)
atď...

Schopnosť pracovať s ideálnou scénou je tak trochu test duševného zdravia, ale aj charakteru. Najrozumnejší ľudia majú správne očakávania ohľadom priorít a vedia aj oceniť, ak niekto dokáže naplniť tieto požiadavky.

Dobrý človek ocení, že ste odviedli obrovskú a namáhavú prácu. Zlý človek ten výsledok prejde mčaním a vytkne vám, že všade naokolo sú piliny, a že ste špinavý, spotený a smrdíte! Medzi najzákernejšie ľudské povahy patria tí, čo zámerne prehliadajú, že dôležité veci sú splnené, ale hľadajú nedotiahnuté nedôležité detaily, aby vás mohli skritizovať. Pri pokuse uspokojiť týchto ľudí sa najskôr zbláznite a nedochádza vám, že im ide práve o to, aby ste sa zbláznili.
Ideálna scéna zákerných ľudí je: Každého iného človeka treba dostať dolu v emóciách, do zúfalstva, bezradnosti, nech je neschopný, nevzdelaný a bezbranný.

O použití ideálnej scény v procese plánovania si v tomto seriáli ešte povieme viacej, ale teraz ste už isto pochopili niekoľko dôležitých základov.



V tomto článku boli použité myšlienky z článku How to find and establish an ideal scene, ktorého autorom je L. Ron Hubbard