Asistentka, sekretárka, záchrana šéfa?

Nedávno sme urobili medzi šéfmi prieskum na tému asistentka - sekretárka. Prekvapivé percento uviedlo, že by uvítali novú posilu na tomto poste, dokonca mnohí by boli ochotní zaplatiť slušnú sumu peňazí, ak by im niekto dodal sekretárku "na kľúč". Nejeden by dokonca vymenil existujúcu sekretárku za novú. Prečo?

Bohužiaľ, iba málo ľudí má predstavu o tom, ako veľmi dokáže manažérsky vzdelaná asistentka odbúrať stres a oddialiť, či úplne odstrániť hroziaci syndróm vyhorenia. Je to dané aj prijatým a uznávaným stereotypom, že sekretárka má predovšetkým variť kávu, nechať si diktovať texty mailov, či vybavovať pre šéfa rôzne drobnosti.

Iba málokomu príde na um, že asistentka by mala (okrem iného) evidovať každú úlohu, ktorú šéf vydal, sledovať ju a samostatne požadovať jej splnenie v "mene šéfa".

Tieto veci si vyžadujú guráž. Toto nemôže robiť povrchná "puťka", ktorá si myslí, že tá najdôležitejšia vec v jej práci je kvalitná manikúra.

Ak si dáte prácu s tým, aby ste odhalili, čo ľudia vyhľadávajú na Google v súvislosti s pojmom asistentka - sekretárka, tak by ste žasli nad tým, ako často sa vo vyhľadávači objavia výrazy ako "práca bratislava", "práca slovensko", "ponuka práca". Inak povedané, asi najčastejšie vyhľadávaný post je asistentka, či už ako sekretárky, či asistentka predaja a pod. Ženy hľadajú takéto zamestnanie veľmi často...

Lenže tu narážame na to, že mladé dievčatá, ktoré chcú takúto prácu, nemajú pochopené, čo skutočne obnáša slovo administratíva. Je to z latinského ad - ministrare, teda "slúžiť pre". Šéf potrebuje, aby asistentka vedela efektívne riadiť šéfov čas (toto je často pre šéfov často nepredstaviteľné), chránila jeho efektivutu tým, že nikto nemôže nosiť na riaditeľov stôl problémy bez toho, aby k tomu neponúkol úplný návrh riešenia, atď.

Smerovať pozornosť šéfa na veci, ktoré najviac ovplyvňujú príjmy firmy, jej prosperitu a dlhodobé prežitie, to si vyžaduje vysokú profesionalitu, zdatnosť a odolnosť. Žiadna škola v dnešnej dobe nechystá tento typ sekretárky. Pritom voľné pozície by boli k dispozícii práve takýmto dievčatám a dámam, ktoré vedia, že ponuka práce čaká pre tie, ktoré maximálne znásobia šéfove úsilie.

 Možno by sme mali ambiciózne študentky vyškoliť a vytrénovať v tom, čo od nich špičkoví manažéri skutočne očakávajú. Nebude to perfektné líčenie, ani umenie podávania kávy. Bude to dokonalá znalosť princípov riadenia, komunikácia a schopnosť ustrážiť splnenie úloh, ktoré šéf zadal.

Možno by sa nám takéto ambiciózne dámy mali prihlásiť, my ich naučíme a "predáme" šéfom ako hotového človeka.



Foto: © Fotolia.com

Nechajte šéfa na pokoji

Nedávno som mal stretnutie s jedným šéfom firmy a okrem iného sme sa bavili o strese a vyrušovaní. Sťažoval sa na to, že celý deň mu vyzváňa mobil, nevie sa sústrediť na prácu a niektoré veci dokončuje až v noci, keď už má pokoj.

Ešte aj v kancelárii naňho neustále doliehajú zamestnanci, ktorí stále prinášajú najrôznejšie podnety, ktoré on musí vyriešiť.

Sedeli sme tam hádam 2 hodiny a jeho telefón zvonil približne 20 krát, k tomu dostal 6 - 7 SMS-iek. Nepotreboval som sa na nič pýtať, na nič poukazovať, bolo mu jasné, že niečo nie je v poriadku. Cítil sa ako človiečik na morskom pobreží, ktorý neustále čelí veľkej vlne cunami.

Po chvíli si všimol, že mne telefón nevyzváňa a bol to preňho nezvyčajný kontrast. Objasnil som mu, že sa jedná o vec organizácie, lebo je nemysliteľné, aby sa na šéfa obracal každý s hocičím.

Tajomstvo je jednoduché.

Treba mať veľmi kompetentnú asistentku, ktorá ten príval na šéfa dokáže zadržať.

Je jasné, že nesmie cenzurovať dôležité veci a nerozhoduje ZA ŠÉFA, ale podľa vopred dohodnutej šablóny dokáže zabrániť tomu, aby sa šéfovi dostávali na línie zbytočnosti. Musí to byť veľmi odolná, rozhodná a hlavne poučená osoba.

Asistentka, sekretárka, pravá ruka, volajte to ako chcete, to je prvé opatrenie, ktoré odbremení šéfa od jeho trápenia.

(O chvíľu o tom idem prednášať na novom jednodňovom seminári).

Mimochodom, na tom stretnutí aj mne zazvonil 2x telefón, ale mal som ho v tichom režime.

Dajme si jednu radu - urobte si výpis všetkých hovorov za deň a pouvažujte nad tým, ktoré z nich skutočne a nevyhnutne vyžadovali váš zásah. Potom zvážte, ako by sa dalo spraviť to, aby takéto telefonáty zadržala asistentka a čo by musela vedieť, aby sa tie záležitosti presmerovali k tomu podriadenému, ktorý by to mal vyriešiť.