Asistentka, sekretárka, záchrana šéfa?

Nedávno sme urobili medzi šéfmi prieskum na tému asistentka - sekretárka. Prekvapivé percento uviedlo, že by uvítali novú posilu na tomto poste, dokonca mnohí by boli ochotní zaplatiť slušnú sumu peňazí, ak by im niekto dodal sekretárku "na kľúč". Nejeden by dokonca vymenil existujúcu sekretárku za novú. Prečo?

Bohužiaľ, iba málo ľudí má predstavu o tom, ako veľmi dokáže manažérsky vzdelaná asistentka odbúrať stres a oddialiť, či úplne odstrániť hroziaci syndróm vyhorenia. Je to dané aj prijatým a uznávaným stereotypom, že sekretárka má predovšetkým variť kávu, nechať si diktovať texty mailov, či vybavovať pre šéfa rôzne drobnosti.

Iba málokomu príde na um, že asistentka by mala (okrem iného) evidovať každú úlohu, ktorú šéf vydal, sledovať ju a samostatne požadovať jej splnenie v "mene šéfa".

Tieto veci si vyžadujú guráž. Toto nemôže robiť povrchná "puťka", ktorá si myslí, že tá najdôležitejšia vec v jej práci je kvalitná manikúra.

Ak si dáte prácu s tým, aby ste odhalili, čo ľudia vyhľadávajú na Google v súvislosti s pojmom asistentka - sekretárka, tak by ste žasli nad tým, ako často sa vo vyhľadávači objavia výrazy ako "práca bratislava", "práca slovensko", "ponuka práca". Inak povedané, asi najčastejšie vyhľadávaný post je asistentka, či už ako sekretárky, či asistentka predaja a pod. Ženy hľadajú takéto zamestnanie veľmi často...

Lenže tu narážame na to, že mladé dievčatá, ktoré chcú takúto prácu, nemajú pochopené, čo skutočne obnáša slovo administratíva. Je to z latinského ad - ministrare, teda "slúžiť pre". Šéf potrebuje, aby asistentka vedela efektívne riadiť šéfov čas (toto je často pre šéfov často nepredstaviteľné), chránila jeho efektivutu tým, že nikto nemôže nosiť na riaditeľov stôl problémy bez toho, aby k tomu neponúkol úplný návrh riešenia, atď.

Smerovať pozornosť šéfa na veci, ktoré najviac ovplyvňujú príjmy firmy, jej prosperitu a dlhodobé prežitie, to si vyžaduje vysokú profesionalitu, zdatnosť a odolnosť. Žiadna škola v dnešnej dobe nechystá tento typ sekretárky. Pritom voľné pozície by boli k dispozícii práve takýmto dievčatám a dámam, ktoré vedia, že ponuka práce čaká pre tie, ktoré maximálne znásobia šéfove úsilie.

 Možno by sme mali ambiciózne študentky vyškoliť a vytrénovať v tom, čo od nich špičkoví manažéri skutočne očakávajú. Nebude to perfektné líčenie, ani umenie podávania kávy. Bude to dokonalá znalosť princípov riadenia, komunikácia a schopnosť ustrážiť splnenie úloh, ktoré šéf zadal.

Možno by sa nám takéto ambiciózne dámy mali prihlásiť, my ich naučíme a "predáme" šéfom ako hotového človeka.



Foto: © Fotolia.com

Koľko majiteľov?

Iste ste už počuli starý ošúchaný vtip o tom, že počet majiteľov firmy má byť nepárny. No a traja je vraj priveľa...

Nuž, mnohí ľudia potvrdia, že zlé partnerstvo vo firme môže byť ešte horšie, ako nevydarené manželstvo. Ale ruku na srdce - ak sa stretnú správni ľudia, tak budú mocnejší ako keby pracovali sami.

Niektorí ľudia prejdú ohľadom spolumajiteľstva akýmsi vývojom. Najprv sú priam závislí na tom, aby mali v podnikaní nejakých partnerov. Cítia sa neistí, osamelí a majú pocit, že viac hláv znamená automaticky viac rozumu. Ak však neurobia dobrý výber, potom zažijú frustráciu buď z toho, že sa k výkonným a znalým prilepia pijavice, alebo vznikne mocenská konštrukcia, kde nie je možné rozhodnúť. Veď skúste hlasovať v manželstve...

Po takejto skúsenosti sa niektorí ľudia zaprisahajú, že odteraz budú podnikať bez partnerov.

Keď sa na to pozriem očami vlastných skúseností, tak potvrdzujem, že som zažil veľmi dobré partnerstvá, aj otrasné sklamania, ale stále viac som si istý, že za správnych okolností niet nad kvalitný tím majiteľov. Asi kľúčové je to slovo tím. Každý tím potrebuje vodcu a to platí aj o majiteľoch. Potrebuje tiež vizionára a potrebuje manažéra s prvkami seržanta z lacných filmov o amerických mariňákoch. Tím si vyžaduje aj verných nasledovníkov. Máločo je deprimujúcejšie, ako keď zabudol vôl, že teľaťom bol.

Medzi majiteľmi musí panovať rešpekt, bez neho je spolupráca veľmi ťažká.

Jednu vec si povedzme dosť nahlas. Ak si niekto nárokuje mať nadpolovičnú väčšinu, potom by mal garantovať to, že dokáže v krízových situáciách prevziať zodpovednosť. To platí ešte viacej, ak niekto má dvojtretinovú väčšinu. Vyhlásenie, že sa firme kvôli zaneprázdnenosti, či vzdialenosti nedokáže venovať, je neprípustné.  Nadpolovičný model často odporúčam, lebo firmu zachráni od patovej situácie. Toto je múdre tam, kde je jasne dominantný majiteľ, ktorý si priberá do spoločnosti partnera, ktorý v niečom zakladateľovi pomáha, ale je jasné, kto bude kohútom na smetisku.

Občas som videl úspešný model, kde bol zakladateľom jeden majiteľ a neskôr si pribral za menšinových partnerov kľúčových ľudí z firmy. Či už preto, aby si ich uviazal, alebo je to ohodnotenie vernosti a užitočnosti, to už treba nechať na nich.

Keď sa stretnú traja vcelku rovnocenní partneri, dvaja budú mať povedzme po 33%. Kto bude mať tých 34%? Nuž, odporúčam dať to tvorcovi myšlienky firmy, každá organizácia má svojho tvorcu - hovoríme mu aj zakladateľ.

Pre firmu je dôležité, aby bolo pri delení peňazí jasné, že majitelia si delia zisk. Manažérska odmena nie je za majiteľstvo, ale je spojená s vodcovstvom, dosiahnutím výkonov správnym velením. Toto treba fakt rozlišovať!

Pozrime sa teraz na zaujímavý model. Viete ako sa medzi priateľmi delí koláč? Jeden sa snaží rozrezať ho na dve polovice. Keď to urobí, potom ten druhý vyberá, ktorú polovicu chce. Ak by ten prvý rozrezal koláč veľmi nešikovne, potom dostane tým väčší trest, čím viac sa pri rezaní mýlil. Toto sa dá použiť aj pri majiteľstve. Jeden dostane 60% podiel na to, aby mohol rozhodovať. Druhý majiteľ zas dostáva 60% zisku, lebo toto je kompenzácia za to, že sa musí podriadiť a nie je úplne pánom osudu.

Pri výbere partnera v podnikaní platí podobná zásada, ako pri výbere ľudí všeobecne: produktivita. Či už ide o produktivitu pri vymýšľaní nápadov, alebo manažérsku produktivitu, alebo čokoľvek - minulá produkcia ja najdôležitejším kritériom výberu.

Partnerstva sa netreba báť. Môže to byť skvelá partia dobrých majiteľov. Ak vám to vyhovuje lepšie, tak sa staňte diktátorom, všetko je jasné a mnoho vecí bude jednoduchších. Ale pamätajte, že diktátori bývajú osamelí...



Foto: ©Fotolia.com

Mladá garda

Nikdy sa mi nestalo, aby som mal na jednom seminári tak veľa synov a dcér zakladateľov firiem, ktorí by mali raz prevziať žezlo ako mladá garda po svojich rodičoch. Dnes sa to stalo. Hovorili sme celý deň na tému marketing v ére internetu a pozorne ma sledovalo viac mladých nástupcov, ako som kedy zažil. A treba pripustiť, že to bol príjemný pocit.

Prednášam už nejakých 20 rokov a moja generácia sa pomaly začína zaoberať otázkami nástupníctva. Ešte to nie je otázka dňa, ale príprava majiteľa firmy sa asi nedá vyriešiť za jeden rok, skôr by som tomu prisúdil desaťročie postupného vzdelávania a odovzdávania moci.

Uvažovali ste nad tým, ako to urobíte jedného dňa vy?

Máte deti, ktoré sa vydajú po vašich stopách? Alebo budete musieť niekoho "adoptovať"? Alebo firmu včas predáte? Toto nie sú ľahké otázky. No aj toto budete musieť voľky-nevoľky zaradiť medzi otázky stratégie firmy.

Ak vám po boku vyrastajú deti, tak je tam jeden faktor, na ktorý si treba dávať pozor. Pre ne bola existencia firmy samozrejmosťou. Môže sa to javiť tak, že firma jednoducho JE a odjakživa BOLA, ale pozor - je nedobré spoliehať sa na akékoľvek automatické mechanizmy. Nástupníci si musia uvedomiť, že firma sa zrodila z myšlienky, nápadu, tvrdej práce a veľkej vytrvalosti. Bežný majiteľ musel prejsť bariérami a ťažkosťami, ktoré si väčšina ľudí ani nevie predstaviť a nastupujúcu generáciu treba do tohto zasvätiť a jasne ukázať, že nič nie je zadarmo, nič nie je garantované a len tvorivosť, znalosti a nezlomná vôľa udrží život firme aj naďalej.

Deti rástli s vašimi firmami, u nás to tak bolo doslova, lebo svoj prvý seminár som prednášal v deň, keď sa nám narodila dcéra, ktorá dnes vo firme vedie marketing.

Bez odovzdania múdrosti novej generácii zmizne celá kultúra. Je to otázka života a smrti. Starí musia mať ochotu učiť a mladí zas ochotu to prijať.

Pouvažujte nad tým, kto raz prevezme žezlo z vašich rúk...



Foto: © MAK - Fotolia.com

Plavme sa, peniaze nečakajú

Plavme sa, peniaze nečakajú - to je pradávne námornícke pravidlo, ktoré dodnes používajú lodiari po celom svete. Loď nezarába v prístave, ani v doku. Nezarába dokonca ani plavbou, ak nevezie platený náklad. Zarába len vtedy, keď pre zákazníka preváža tovar.

Dlhé nakládky, čakacia doba pred vstupom do prístavu, oneskorenia po ceste, to všetko zhoršuje hospodársky výsledok. Ak typická doba medzi nakládkou v prístave A, plavbou a vykládkou v B je 12 dní, potom zarobíte 30 krát za rok. Ak skrátite ten istý cyklus na 10 dní, môžete sa plaviť 36 krát! Teda zarobíte o 20% viacej.

Čo má toto do činenia s nami, suchozemcami?

Viac, ako si môžete myslieť. Ak dokážete pri rovnakej kvalite dodať akúkoľvek vec rýchlejšie, môžete zarobiť v celkovom rátaní viacej, lebo tie isté kapacity môžete nasadiť na inú prácu skôr.

Ak stavbár stavia hotel 4 roky, hoci pôvodne sa mal stavať 2,5 roka, potom riskuje existenciu svojej firmy. Ak pre zákazníka prerábate byt 20 dní a mohli ste to zvládnuť za 15 dní, mohli by ste teoreticky zarábať o 25% viacej, pravda, ak by ste už mali pre svoj tím pripravenú ďalšiu zákazku.

V skutočnosti by bola úspora ešte väčšia, lebo ak platíte hodinové mzdy, tak okrem straty času a možnosti rýchlejšie opäť fakturovať, by ste museli platiť robotníkov za 5 premrhaných dní.

Preto sme aj v predchádzajúcom článku hovorili o tom, že potrebujete kvalitný nižší a stredný manažment, lebo tento dokáže spôsobiť zásadný rozdiel v nasadení.

Strata času sa spája nielen s nízkou výkonnosťou, ale aj s úbohou organizáciou. Ak nemáte na stavbe perfektné plánovanie a koordináciu, nebudete mať časový plán pre prísun materiálu, nasadenie mechanizmov a ľudí, tak vaši stavbári budú pobehovať ako bludné ovce. O tomto sme hovorili v článku Daromná práca.

Pozor, nebavíme sa len o stavebníctve, toto sa dá aplikovať úplne všade.

Plavme sa, peniaze nečakajú - by sa malo stať heslom dobrého manažéra. Netýka sa len lodiarstva, hoci tam tento výraz vznikol. Asi najvýraznejšie sa to prejavilo v ére nádherných plachetníc, tzv. čajových kliprov. Na svoju dobu to boli neobyčajne rýchle lode, ktoré trasu z Anglicka do Sidney zvládli za 100 dní.

Pre bežného manažéra by malo byť poučením, že rýchlosť výrazne zasahuje do ekonomiky podnikania. Ako rýchlo dokážete zareagovať na dopyt? Ako rýchlo viete vyfakturovať? Ako rýchlo veci objednáte a koľko bude trvať výroba, či dodávka?

V najbližšom článku si prezradíme jedno tajomstvo o tom, ako sa dá rýchlosť vo firme zvýšiť.



Obrázok: http://www.leoemm.com/jamestown_english.htm

Dostanete, čo si zaslúžite

Počas svojej práce s firmami som si všimol zaujímavú zákonitosť. Božie mlyny niekedy ani nemelú až tak pomaly. Nuž, poďme sa pozrieť na to, ako vznikajú niektoré firmy: Podobne ako mnohé politické strany, či bunky - delením.

Spomínam si, že pred mnohými rokmi som spolupracoval s jednou počítačovou firmou. Bola to úplne bežná firma, nakupovala a predávala počítače, programy, mala zamestancov, obchodníkov a najpamätnejšia osoba, to bol šéf predaja. Tento človek urobil čosi nepekné.

Neskôr síce hovoril o najrôznejších dôvodoch svojho činu - tvrdil, že "majiteľ a zakladateľ firmy bol neschopný", "zle zorganizoval svoju firmu", okrem toho tvrdil, že "nechce stále iba niekomu nosiť vodu", prípadne sa odvolával na to, že "chcel byť iba sám sebe pánom".

Čo vlastne urobil?

Nuž, naučil sa od zakladateľa takmer všetko, dostal šancu a priestor. Vystupoval v mene firmy, získaval kontakty, predával, stýkal sa s dodávateľmi. V jednej chvíli skopíroval všetky kontakty, koncept fungovania firmy a "osamostatnil sa".

Založil si firmu s rovnakým predmetom podnikania. Zvláštne je, že títo ľudia takmer vždy hovoria o oslobodení sa, ale iróniou osudu zostávajú uviazaní v rovnakej oblasti podnikania a stávajú sa akýmsi nedokonalým klonom pôvodnej aktivity.

Ako to pokračovalo ďalej?

Pôvodná firma, nazvime ju A, pokračovala ďalej. Majiteľ tie udalosti ťažko niesol, ale nakoniec sa pozviechal a pokračoval v práci. Nová firma, označíme ju B, sa rozbiehala. Ako to vtedy vnímal jej majiteľ? Keď človek urobí zásadné rozhodnutie, tak spravidla pociťuje úľavu, čaká ho rozlet a to sa samozrejme rýchlo prejaví. Avšak pomerne rýchlo sa dostane do zvláštnej situácie: Keď bude chcieť vyberať ľudí, tak si bude mimovoľne uvedomovať, že to, čo sa stalo firma A, sa môže stať aj jeho firme B.

Skôr či neskôr ho pri výbere ľudí začne prenasledovať obava, že jeho predajcovia by mohli urobiť to isté, čo spravil on sám. Nech to znie akokoľvek čudne, ale človek priam osudovo priťahuje to, z čoho má obavy. Je to akási vlnová dĺžka, ktorá je vyžarovaná do priestoru. Nečudujte sa, že sa často stretnú ľudia, čo môžu mať čosi spoločné. Nakoniec vyberie nejakých ľudí a firma sa rozbehne a potom...

Takto to skutočne prebehlo, firma B sa rýchlo rozvíjala. Čo čert nechcel, dvaja jeho predajcovia po nejakom čase prišli k záveru, že "majiteľ je neschopný", "firmu zle zorganizoval", "nebudú niekomu nosiť vodu", bla, bla, bla a s veľkým treskom si založili firmu "C". Hneď od počiatku mali veľký strach pri výbere zamestnancov, vo firme C sa pomerne rýchlo začal šíriť duch nedôvery. Majiteľ firmy B to všetko vnímal ako obrovský podraz a veľmi si zhoršil mienku o ľuďoch. Poznám ho osobne. Odvtedy rozpráva, že všetci ľudia sú podrazáci.

Majitelia firmy C sa najprv rozbehli dobre, ich ďalší klon pôvodnej firmy A dosahoval celkom slušné výsledky... ale tento dlhý príbeh skrátim. Dvaja spolumajitelia firmy C sa po nejakom čase strašne rozhádali. Každý mal 50% podiel a nevedeli sa dohodnúť, tak firma ako neriadená strela nakoniec úplne havarovala.

Táto história začala približne pred 15 rokmi. Skúste si tipnúť, ktorá z firiem A, B a C existuje dodnes?

Správne! B a C postupne skrachovali a ani to netrvalo až tak dlho.

Irónia osoudu je v tom, že zakladateľ firmy B mohol pri zachovaní svojej lojality dosiahnuť omnoho väčšiu sféru vplyvu, ako keď potom pracoval sám. Dnes sa vernosť a lojalita veľmi nenosí, ale je to veľmi prosté - spojenectvá sú silnejšie, ako individualisti. Svätoplukove prúty nie sú prázdnym symbolom.

Bohužiaľ, takéto príbehy sa vyskytujú. Videl som to častejšie, ako by bolo zdravé. Ako sa vyhnúť takému zlému osudu?

xxx

Stačí dodržať pár pravidiel. Je to všetko otázka cti.

Ak už silou mocou chcete/musíte opustiť nejakú firmu a chcete založiť vlastné podnikanie, choďte radšej robiť niečo úplne iné, prípadne to, čo ste robili niekedy predtým. To by bolo najčistejšie riešenie. Nerobte iným to, čo nechcete, aby robili vám. Keby ste vy založili firmu, učili by ste zamestnancov, ak by ste vedeli, že vedomosti a skúsenosti nakoniec využijú na to, aby vám začali robiť konkurenciu? Nie. Takýchto zamestnancov by ste nezamestnali, ani neučili. Ak ste vy tým zamestnancom, tak to nerobte svojmu zamestnávateľovi.

Vyhoďte si z hlavy používať kontakty, ktoré ste získali u svojho zamestnávateľa. Aj keď ste zastupovali firmu voči zákazníkom vy osobne a boli to "vaši klienti", v skutočnosti patria tie kontakty organizácii a nie vám ako osobe. Firma by vám nikdy nedala dôveru zastupovať ju, keby bolo známe, že sa tých kontaktov chcete zmocniť. Akceptovať toto, vyžaduje skutočnú veľkosť. Toto je otázka cti.

Najlepší život žijú ľudia, ktorí oplývajú priam samurajskou vernosťou. Dnes sa podobné veci príliš nenosia, ale v každej civilizácii sú sľuby vernosti posvätné, nemusíme spomínať len kódex Bušidó.

xxx

Ak niekto už urobil čosi, čo odporuje tu spomínaným pravidlám, tak možno nie je stratený. Možno v duchu nosí "dôvody", ktorými ospravedlňuje svoje konanie. Tak teda dobre.

Ale možno niekoho tento článok otrasie. Ak áno, mali by ste vedieť, že všetko sa dá napraviť, neraz som pomáhal ľuďom, ktorí do takej pasce padli. Ale to už je úplne iná kapitola.





Zdroj obrázku: http://sciencevideos.wordpress.com/2009/11/22/virtual-urchin-tutorials-from-stanford/