utorok 1. júla 2014

Improvizácia a organizácia

Už v niekoľkých článkoch sa zaoberáme témami ako je organizácia, smernice a ich vplyv na produktivitu. Dnes si ukážeme, ako sa improvizácia môže meniť na smernicu behom pár minút.

Asi nikto nepochybuje, že každý kozmický let je totálne naplánovaná činnosť, pri ktorej niet miesta na improvizácie. Ale let Appollo 13 bol iný. Na ceste k Mesiacu im explodovala kyslíková nádrž a astronauti boli v ohrození života. Materská loď nebola schopná udržať ich pri živote, museli povypínať systémy a utiahnuť sa do pristávacieho lunárneho modulu, ako keby do záchranného člna.

Poškodený veliteľský modul

Tomuto sa venuje výborný film Appollo 13 a ešte lepšia kniha veliteľa posádky J. Lovella (v originále The Lost Moon).

Pôvodný letový plán sa stal zdrapom papiera. Lunárny modul určený na pristátie na povrchu Mesiaca mal udržať pri živote 2 mužov po dobu 3 dní. Teraz potrebovali zachrániť 3 chlapov, ktorí v ňom mali prežiť 5 dní.

Jeden z problémov bol kysličník uličitý. Astronauti dýchali kyslík a vydychovali CO2.  Po určitom čase sa človek zadusí, lebo kyslíka bude málo.

Aby sa to nestalo, na dlhej ceste boli vo veliteľskom (cestovnom) module akési "filtre", ktoré pomocou špeciálnej chemikálie premieňali kysličník uhličitý na kyslík. Mali ich dosť, ale veliteľský modul bol teraz chladný, povypínaný, filtre nefungovali.
Filtre na CO2

Traja chlapi stiesnení v lunárnom module ešte chvíľu vydržali s pôvodnými filtrami určenými pre dvoch, ale tie sa rýchlo vyčerpávali a koncentrácia CO2 začala stúpať. Kedže lunárny modul vyrábala iná firma ako veliteľský, filtre sa nedali zameniť. Jeden filter mal guľatý otvor, druhý hranatý. Nepasovalo to.

V ústredí NASA museli improvizovať. Tím ľudí vybavený všetkým, čo mali astronauti na palube dostali za úlohu vyriešiť problém štýlom "urob si sám". Použili na to filtre z veliteľského modulu, hadice zo skafandrov, ponožky, lepiacu pásku (nikdy neleťte na Mesiac bez lepiacej pásky!), kartóny z letových plánov, atď.

Improvizovaný filter v stredisku v Houstone

Celú túto improvizáciu okamžite dokumentovali, lebo posádka sa v tom čase venovala iným veciam.

Tu sme pri dôležitej manažérskej múdrosti. Nikdy nepoužívate výkonný produkčný tím na experimenty. Tie má na starosti jednotka podriadená vrchnému veleniu.

Astronauti pri výrobe improvizovaného filtra

Keď na Zemi objavili postup a zdokumentovali ho, s prototypom aj so zápiskami prišli do centra pre riadenie letovej prevádzky. Tam ho prečítali astronautom, ktorí krok za krokom zostrojili adaptér. Svoj výtvor zapojili na ventilačný otvor a už o chvíľu im prístroje prezradili, že koncentrácia CO2 klesá.
Takto vyzeral skutočný výtvor

Toto je dôležitá manažérska lekcia. Výkonnosť si vyžaduje profesionalizáciu a špecializáciu. Ešte aj improvizácie sa dajú zveriť na to určeným pracovníkom. Koniec koncov, aj v bežnom živote máme napr. záchranné zložky, lebo bežný občan síce môže a má poskytnúť prvú pomoc, ale po príjazde sa toho potom ujmú profesionáli. Môžete hasiť požiar záhradnou hadicou, ale vydýchnete si, keď na miesto dorazia požiarnici.

Vývoj nového auta, nových technológií, nových procesov vo firme, to všetko by malo byť pod najvyšším vedením akejkoľvek firmy, resp. to zasahuje až do povinností majiteľa firmy.

Firmy majú často pomerne slušne zorganizovanú výrobu/produkciu, lebo je to základ ich “remesla”. Ale moja skúsenosť z konzultácií hovorí, že najväčšie nárasty obratu a ziskovosti možno dosiahnuť lepšou organizáciou predaja. Tam neslobodno improvizovať, ale vyžaduje sa striktné dodržiavanie postupov a obravská chuť uzatvárať obchody.

Fuj, smernica

V minulom blogu sme hovorili o tom, že firma by bola úspešnejšia, keby zamestnanci vedeli bez váhania urobiť tú správnu vec. Ale čo je to tá "správna vec"? V našom prípade je to dodržať jednoduchú smernicu, že čokoľvek sa javí ako šanca na uzatvorenie obchodu, má byť nasmerované k predajcom a to bez akýchkoľvek okolkov.

Pche, smernica! Fúj, aké nudné slovo. Byrokrati!

Tak ale pŕŕŕ, priatelia. Smernica nie je nejaký výplod administrátora odtrhnutého od reálneho sveta. Smernica je skôr niečo, s čím máme úspešnú skúsenosť. Kľúč, ktorý pasuje do zámky je vlastne tiež smernica. Dá sa s ním otvoriť a práve s ním sa nám to podarí. Existuje 10 spôsobov ako neotvoriť zámok. Ale s týmto kľúčom to ide.


Celý život nám uľahčujú smernice, len sme nevedeli, že sa to tak volá. Podarilo sa vám uvariť zvlášť vydarené bryndzové halušky? Snažíte sa tej veci prísť na koreň. Iste, máme recept, to už je samé o sebe smernica, ale do toho príde tá skúsenosť s májovou bryndzou a presne touto sortou vlaňajších zemiakov. Táto múka, v tomto pomere.

Homo sapiens má takú čudnú chorobu, že pozmeňuje aj to, čo funguje dobre. Možno predtým vo firme vedeli, že každý obchod treba smerovať cez obchodné oddelenie. Ale potom vymenili sekretárku. Už jej nikto nedal prečítať, ako správne triediť prichádzajúce hovory. Výroba sa zrazu mieša do obchodu, však aký problém? Potom všetci robia všetko. Výroba namiesto sústredenia sa na dokončovanie zákaziek, má rozbitú pozornosť, predajcovia nie sú orientovaní na doťahovanie obchodov, posielame ich aj na servis a organizácia prestala existovať.

Život prináša zmätky. Treba často improvizovať. Ale prinajmenšom by malo byť jasné, že akej oblasti sa to týka a kto sú tí profesionáli, ktorí sa tejto veci majú teraz venovať. Všetci robia "všetko", to je cesta k neefektivite a do pekla.

Dobrá organizácia, rozumné smernice, to je dobrý predpoklad výbornej produktivity.

Kontrolná otázka: ktorí ľudia majú vo vašej firme jasne vyhranené aktivity a ktorí robia všetko? Máte niekde vyvesenú štruktúru? Kam tí ľudia patria?



Obrázok: ©Fotolia.com