Čarovný nástroj plánovania

Základy plánovania XIV


Dajme teraz jednotlivé prvky plánovania, ktoré sme rozoberali v celom seriáli, konečne dokopy. Ak si chcete prečítať podrobnosti k jednotlivým heslám, stačí kliknúť na príslušné slovo.


Základný nástroj plánovania je táto (podľa zásad zdravého rozumu zostavená) škála:


Ciele (základná méta, ktorú chceme dosiahnuť)

Účely (nižšie - podriadené ciele, motívy aktivity, kvôli čomu to všetko vlastne robíme)

Smernice (overené postupy, pravidlá, ktoré treba dodržať, návody, zákonitosti života)

Plány (všeobecne načrtnuté zámery, ako zvládnuť oblasti, prekážky, rozvoj aktivity, atď.)

Programy (postupnosti krokov vymyslené na vykonanie jednotlivých plánov)

Projekty (postupnosti krokov navrhnuté na vykonanie jednotlivých krokov programov)

Príkazy (nariadenie vykonať kroky programov a projektov)

Ideálna scéna (stav vecí, ktoré máme na mysli, keď chceme, aby aktivita plnila účel)

Štatistiky (grafy, ktoré merajú trend produkcii v rámci aktivity)

Produkty (konečné hodnotné výsedky činností, ktoré treba priebežne dodávať)


Pri plánovaní sa prepracúva táto škála zdola nahor a zhora nadol a to dovtedy, kým všetky jej prvky nie sú zladené. Schopnosť zladiť body škály a premeniť ich v čin sa volá MANAŽMENT. Túto definíciu manažmentu aj samotnú škálu objavil a popísal americký filozof a humanista L. Ron Hubbard).

Jej celý názov je ADMINISTRATÍVNA škála. Samotné slovo administratíva býva veľmi často nepochopené a ľudia so zlými skúsenosťami a neznalosťou problematiky si ju zamieňajú s byrokraciou. (V skutočnosti je práve byrokracia výsledkom nepochopenia pojmu administratíva a my si ho naisto preberieme v niektorom z ďalších článkov).

Keď chcete dosiahnuť niečo významné, je dobré pochopiť jednotlivé pojmy tejto škály a naučiť sa ju vypracovávať. Veci krásne zapadnú a je omnoho pravdepodobnejšie, že sa ciele podarí dosiahnuť. Ešte dôležitejšou sa stáva administratívna škála (skrátene jej hovoríme ADMINŠKÁLA), ak sa budeme baviť o cieľoch, ktoré má dosiahnúť skupina ľudí, či už je to firma, klub, alebo armáda.

S touto múdrosťou sa dajú naplánovať akékoľvek veľké veci, možnosti sú takmer neohraničené. Všetko však začína myšlienkou, nápadom a znalosť plánovania je v každom prípade nesmierne veľkou pomocou a lepšou šancou na úspech. Tu niekde začína každá úspešná stratégia manažmentu.

Nabudúce si dáme príklad využitia adminškály v praxi.

Ak si ten článok chcete prečítať, kliknite sem.


Foto: fotolia.com

Nepotrebujete NIČ!

Keď začínate podnikanie, tak veľmi často nepotrebujete vôbec nič. Okrem základnej idey a odhodlania netreba nič.

Poznám desiatky, ba stovky podnikataľov, ktorí začínali úplne z ničoho. Mali len nápad a chuť pustiť sa do toho.

Neznalí ľudia často tvrdia, že na podnikanie treba obrovský kapitál a konexie, ale my sa tu predsa nebavíme o tom, že niekto chce pre začiatok postaviť jadrovú elektráreň! Ten najdôležitejší kapitál, ktorý potrebujete, je nápad, zdravý rozum, ochota slúžiť a vytrvalosť.

Spomeňte si na to, ako ste začínali a rýchlo vám dôjde, ako málo ste potrebovali. Bolo to obdobie plné skromnosti, tvrdej práce, ale možno to bolo najšťastnejšie obdobie vášho života. Keď dnes pozeráte na svoju zavedenú firmu, na rozbehnutý biznis, dlhý zoznam získaných zákazníkov, vybavenie, majetok, môže sa vám to všetko zdať až neskutočné. Pritom je dosť možné, že dnes čelíte príkoriam, veľkým problémom, ktoré môžu byť priam hrozivé, snažíte sa udržiavať motiváciu vašich ľudí, finančné zdravie a nekonečnú snahu o dodávanie kvalitnej služby zákazníkom. Byrokracia, nečestnosť, ľahostajnosť, to všetko nám berie elán a predsa sa znovu pozdvihneme a konáme svoju povinnosť.

Kedykoľvek sa vám vidí, že problémy sú priveľké, môže sa vám zdať, že na vyriešenie budete potrebovať kadejaké veci, ktoré má poskytnúť vonkajší svet. Možno očakávate nejaký zázračný vonkajší vplyv, ktorý prinesie rozhodujúcu zmenu. V tom sa ale mýlite. Tak, ako ste priviedli k životu svoju firmu kedysi, tak ju udržíte pri živote aj dnes. Možno potrebujete viac múdrosti, lebo s rastúcou firmou sa zvyšujú nároky na vaše vedomosti, ale pamätajte, že tá najdôležitejšia energia pre vedenie organizácie pochádza neustále z vášho vnútra.

Spomeňte si na to, až budete klesť na duchu. Kľúč k svojmu šťastiu nosíte v sebe.




Foto: fotolia.com

Príkazy ako nevyhnutná časť plánovania

Základy plánovania XIII


Týmto článkom ukončíme dlhý zoznam pojmov, ktoré sme si potrebovali najprv definovať a nabudúce už môžeme začať skladať jednotlivé kocky skladačky do úplného obrazu.


Zbytočne by ste si stanovili ciele a prepracovali všetky svoje plány až na úroveň detailov (rozpísaných do krokov programov a projektov), ak by sme nakoniec nepremenili celé plánovanie v čin.

Ak sa jedná o firmu, či akúkoľvek organizáciu, potrebujeme, aby šéfovia vydali príkazy svojim podriadeným, nech tie premyslené a pripravené kroky programov a projektov zrealizujú. Musí to byť jasné - niekto má zodpovednosť za to, že vec bude splnená a niekto je zas samotným vykonávateľom úlohy.

Schopnosť presadiť príkaz už zasahuje do oblasti vodcovstva, ale to by mohlo byť predmetom úplne iného seriálu. No akákoľvek stratégia firmy sa nikdy nepresadí do života, ak plánovanie nevyústi v príkazy, ktorých splnenie bude manažment dôsledne vyžadovať.

Pri vydávaní príkazov je dobré nechať sa inšpirovať tým, ako sme v dávnejšom dieli seriálu definovali produkty. Nedefinujte činnosť, ale výsledok.

Príklad:
Zadáte príkaz sekretárke, aby zohnala miestenku na ranný intercity expres do Košíc na štvrtok.

Milá sekretárka sa vráti s jóbovou zvesťou, že miestenky na ten rýchlik sú vypredané...

Hm, to sme si dali bohužiaľ vlastný gól. Správne ste mali definovať príkaz takto:
Vo štvrtok o 14:30 mám stretnutie v hoteli Bankov v Košiciach. Milá moja, zabezpeč mi cestu tak, aby som tam bol s dostatočnou časovou rezervou. (A pokojne môžete dať ako odporúčanie zariadiť cestu ranným rýchlikom).

Ale pozor. Teraz už nemôže sekretárka povedať, že miestenky boli vypredané. Váš príkaz znel - zabezpeč mi dopravu na to a to miesto, vtedy a vtedy. To je výsledok. Ak je rýchlik obsadený, musí uvažovať, ako inak zabezpečiť splnenie svojej úlohy.

Chceme produkt, nie činnosť!

Ak sa šéfovia naučia formulovať výsledok a nie činnosť, ušetria si veľa mrzutostí.



Foto: Fotolia.com

Detaily treba "naprojektovať"

Základy plánovania XII


V desiatom dieli nášho seriálu o plánovaní sme hovorili, že hrubo načrtnuté zámery (rozumej PLÁNY) sa musia rozpísať do jednotlivých krokov a tomu sme hovorili PROGRAMY. (Kliknutím si ten článok môžete otvoriť).

V príslušnej kapitole sme uvádzali príklad, kde PLÁN bol "vymeniť plot" a jeden z bodov programu, ktorý plán rozdrobil na postupnosť krokov, bola "oslava na záhrade". Ak sa nemáme stratiť v plánovaní, potom je veľakrát potrebné rozpísať aj programy na ešte menšie detaily. Oslava na záhrade by sa dala rozložiť takto:
- urobiť zoznam pozvaných a pozvánky
- rozoslať pozvánky
- vyčistiť a nachystať gril
- urobiť zoznam potrebných položiek
- nakúpiť proviant a rôzne potreby
- rozdeliť úlohy
- podmienečný krok: podľa predpovede počasia zabezpečiť prenosné altány a prístrešky
- zabezpečiť záhradné stoly a lavice
- zrealizovať samotnú oslavu

Možno sme príliš nafúkli zložitosť tak triviálnej záležitosti, ako je záhradná oslava, ale ak ste niekedy organizovali podobnú akciu, tak možno potvrdíte, že je veľmi ľahké zabudnúť na niečo dôležité a je veľmi hlúpe bezradne postávať s hosťami nad nachystaným mäsom, ak ste zabudli kúpiť drevené uhlie.

Možno by sme nepotrebovali plánovať záhradnú slávnosť takto podrobne, ale nastanú prípady, kedy plány bývajú veľmi rozsiahle. Na opačnom konci pomyselnej škály zložitosti plánov bude kozmonautika. Pripomeňme si, že NASA mala v 60-tych rokoch úlohu dopraviť na Mesiac ľudskú posádku. Jeden z plánov musel byť:

Vyvinúť a skonštruovať nosnú raketu
(Plány sme definovali v tomto seriáli tu: klikni)

To sa ľahko povie, ale takýto ambiciózny plán bude naisto obsahovať dlhý zoznam krokov programu, ktoré sa dajú (dokonca musia) rozdeliť na menšie kroky. Program opisujúci vývoj nosnej rakety musel nevyhnutne obsahovať časti ako:
- stanoviť základné parametre (užitočný náklad, výsledná rýchlosť kozmickej lode, ťah, výdrž horenia, atď.)
- vyvinúť jednotlivé stupne rakety
- vyvinúť motory
- zvoliť ideálne palivo
- ... a veľa iných krokov programu

Nakoniec vyvinuli raketu známu ako Saturn V.

Plán rozložíme na jednotlivé body programu a každý bod programu rozvíjame do postupnosti krokov. Takúto postupnosť nazveme PROJEKT.

Prečo sa to volá projekt? Aj slovo PROJEKT pochádza z latinčiny,  pro = vopred + iacere = vrhať. Po našom je PROJEKT vlastne návrh.

Samozrejme, slovo "projekt" sa používa v rozličných ďalších definíciách, máme trebárs "projekt domu", ktorý vypracoval architekt, alebo študenti dnes chystajú "projekty" do školy, kde majú spracovať na domácu úlohu nejakú tému. Projekt je v dnešnej dobe časté slovo.

V rámci nášho seriálu, kde teraz rozoberáme terminológiu plánovania budeme slovo PROJEKT používať ako sériu krokov potrebných na splnenie jedného kroku PROGRAMU.

Ak má stratégia firmy (organizácie, armády, štátu...) fungovať, potrebujeme poznať nielen ciele, účely, ale aj plány, prgramy a projekty. Ak dokážete takéto veci vypracovať vopred, môžete si ušetriť mnohé ťažkosti a slepé uličky.

Obrázok: Wiki

Nikdy nič nezdraželo!

Po prečítaní názvu článku si niektorí poviete, že som sa zbláznil. Koľko stál benzín v roku 2010? Koľko stojí dnes? Nuž a poviete si - jasné, benzín zdražel, autor článku asi ohlúpol!

Pozriete si, čo stál bochník chleba pred 10 rokmi (kľudne to prerátajte na €) a opäť budete tvrdiť, že chlieb zdražel.

A ja, ako klasický provokatér, opäť všetko spochybním a vyzvem vás, aby ste sa na to pozreli ešte raz. NIČ NEZDRAŽELO! Veď chlieb je stále múka, voda, kvasnice, soľ, energia, vybavenie a ľudská práca. Teraz, pred 30 rokmi a zostane to tak aj naďalej.

Položte si otázku, či to v skutočnosti nie je tak, že to je hodnota peňazí, ktorá klesá.

O tomto by sme tu mohli dlho diskutovať, o inflácii, o spôsobe vydávania peňazí, ale do toho by som sa tu nerád púšťal. Čo som tu chcel ukázať, že automaticky prijímané predstavy vôbec nemusia byť pravdivé.

Vo všeobecnosti veci nezdražujú. Sú to peniaze, čo stráca hodnotu. Ale urobte si o tom predstavu sami za seba...

Stratégia firmy samozrejme musí brať do úvahy nemilosrdnú realitu peňazí, ale o dôsledkoch si povieme niekedy inokedy.

Čo by povedali von Clausewitz a Sun-C' na herný plán našich hokejistov? *

Základy plánovania XI


Počas majstrovstiev sveta sa u nás vyskytuje približne 5 miliónov expertov na hokej, tak prečo by som nepridal aj môj názor, zvlášť ak to prispeje do nášho seriálu o plánovaní...

Nášmu mužstvu nemožno uprieť talent, snahu a skvelé momenty. Hráme krásne, statočne a - občas hlúpo. Hokej pripomína vojnu a o tej napísali Clausewitz aj Sun-C' svoje slávne knihy. Upozorňujú, že vždy treba vedieť, či naše vojsko je silnejšie, alebo slabšie. To je vec súdnosti. Bez ohľadu na fanúšikovské oduševnenie treba jasne povedať, že existujú silnejšie mužstvá ako to naše. Kanada, Švédsko, Česko, Rusko, vymenujme aspoň zopár.

Žiadna slabšia armáda, by nemala preberať správanie tej väčšej. Musí odolať pokušeniu bojovať v otvorenom poli. Ak si to uvedomí, môže pri troche šťastia vyhrať. Vietkong úspešne čelil veľmoci ako je  Francúzsko a potom aj superveľmoci USA. Ako to urobili? Zvolili si terén a podmienky, v ktorých mohli zo svojej slabiny urobiť výhodu. Počas vojny sa iba raz pokúsili zaútočiť v otvorenej bitke (tzv. ofenzíva Tet) a po úvodnom prekvapení im nepriateľ spôsobil priam strašidelné straty. Po tejto príučke sa Vietnamci vrátili k pôvodnej účinnej stratégii a nakoniec vo vojne triumfovali.

Ak si toto niekto v hokeji uvedomuje, tak sú to práve Nemci. Vedia, že nemajú takú plejádu hráčov, ako najlepšie tímy a prijali taktiku húževnatého škorpióna. Majú pancier a z obrany dokážu prejsť do jedovatého útoku. Prípadne sa podobajú na ježka. Aj keď silný vlk dokáže nakoniec ježka rozhrýzť, nemusí sa mu to vždy podariť a spravidla sa pri tom natrápi.

Jeden čas mi veľmi vadilo, že naši hráči sa nechajú hlúpo vylučovať a dlhé minúty v oslabení nás ničia, ale keď som sa na to pozrel s odstupom, tak som si uvedomil, že v tom je hlbší zmysel. V skutočnosti to ukazuje, že hráme za hranicou našich možností. Pripomína to stíhačky z 2. svetovej vojny, ktoré mohli dočasne zvýšiť svoj maximálny výkon, ale mali to používať len pár desiatok sekúnd, inak hrozilo úplné zničenie motora. Je to ako prepínať luk, ako akt zúfalstva, ktorý vedie k neodmysliteľnému zlyhaniu a potrestaniu za trúfalosť. Naši sa snažia hrať nátlakovo v niektorých zápasoch celý čas, čo je oku lahodiaci hokej, ale proti silnejšiemu mužstvu to je nebezpečný gambling. Ako keby si neuvedomovali, že už nie je rok 2002 a mnoho skvelých hráčov už nie je k dispozícii.


Legenda hovorí, že 7000 Sparťanov dokázalo 3 dni vzdorovať tristotisícovej perzskej armáde. Aj keď nakoniec prehrali a muži do jedného padli, ale Gréci nakoniec vojnu vyhrali.

Strategický plán musí brať do úvahy existujúce zdroje. Treba si pozrieť, kde pôsobia hráči jednotlivých reprezentácií, my jednoducho nemáme toľko hokejistov, čo by hrali v prvých päťkách klubov svetovej úrovne. Nám prislúcha teda partizánska stratégia, v najlepšom prípade sa môžeme opevniť v hrade a spoliehať sa na rýchlu kavalériu. Plánovanie nemôže byť v protiklade s tým, čo má manažér "na sklade". Ešte raz pripomínam Clausewitza - iba líder na trhu sa môže snažiť vyvolať otvorenú bitku. Slabšia armáda je odkázaná na úskoky a manávrovanie. Naším vzorom musí byť Robin Hood.

Naši hrajú so srdcom, nevzdávajú sa a vedia predviesť krásne hokejové okamihy. Tak prečo sme nemali trochu viacej šťastia? Možno nám dáva odpoveď Sun-C', ktorý spomína, že pre víťazstvo vo vojne je nevyhnutná vysoká morálka. Ak môžem skromne vyjadriť svoj názor, tak niektorí ľudia v najvyššom vedení nášho hokeja sa s morálkou asi príliš nekamarátili. To vraj prináša zlú karmu v rozhodujúcich okamihoch, ale o tomto nech si urobí mienku čitateľ sám.


* Generál Karl von Clausewitz (1780-1831), autor slávnej knihy "O vojne" (Vom Kriege), ktorá sa mimochodom dnes považuje za jednu z najlepších kníh o marketingu

Sun-C' (544 - 496 pred n.l.), autor knihy "Umenie vojny", ktorá sa považuje za klasickú knihu o taktike a stratégii.