nedeľa 30. mája 2010

Hodnota šéfa

Asi nikto nepochybuje o tom, že ak šéf robí svoju prácu, tak ovplyvňuje celkové výsledky firmy, dokonca sa to priamo prejavuje na výške príjmov organizácie.

Mohli by sme urobiť malý experiment:

Odmerajte príjmy firmy, keď šéf bol na svojom poste a riadil podriadených. Potom dajte šéfa na istú dobu preč. Je skoro isté, že príjmy budú nižšie. V literatúre sa tomuto rozdielu zvykne hovoriť diferenciál.

Čím lepšie bude ovládať svoju prácu, tým bude diferenciál väčší a tým bude aj jeho vlastná hodnota väčšia. Je jasné, že ak prídeme o šéfa, budeme sa musieť snažiť ho čo najrýchlejšie nahradiť. Aj vo vojne to bol známy fakt, preto ostreľovači sa vždy snažili v prvom rade odstreliť dôstojníkov v nádeji, že vojaci sa zmenia na bezradný húf ovcí, ktoré ostali bez pastiera.

xxx

Ak je pravda, že absencia šéfa znižuje príjmy firmy, potom treba spomenúť ešte jeden málo známy fakt:

FIRMA NEPRICHÁDZA O ŠÉFA LEN TÝM, ŽE TENTO JE ÚPLNE PREČ!

V skutočnosti šéfovia sú odstrelení zo svojej pozície tým, že sú vyrušovaní a kolegovia rozličnými "problémami" odvádzajú ich pozornosť od najdôležitejších šéfovských aktivít.

Príjmy organizácie sú znižované týmto faktorom omnoho viacej, ako si väčšina ľudí dokáže čo len predstaviť! O príčinách odvádzania šéfovej pozornosti by sa dalo veľa hovoriť a isto sa tomu ešte niekedy vrátime. Dnes si povedzme len to, že existujú 2 najbežnejšie dôvody:

- ani šéfovia nemajú dostatočne jasno v tom, ktoré ich aktivity najviac ovplyvňujú príjmy firmy
- šéfovia nevyužívajú optimálne svoje asistentky


Vedeli ste, že asistentka má 30 najdôležitejších povinností, ktoré ak pozná a dodržiava, tak dokáže šéfa "donútiť" venovať sa tým najdôležitejším povinnostiam?

____________________________________
Viacej k danej téme aj na YouTube, klikni tu.

štvrtok 13. mája 2010

Daromná práca

Odhaduje sa, že 40 až 60% všetkej práce je daromne vynaložené úsilie.

Prečo je to tak strašne vysoké číslo? Ako sa to deje?

Predstavte si, že staviate budovu. Jedna partia má urobiť debnenie pre základy stavby a ich šéf by mal ohlásiť splnenie úlohy. Tento sa snaží dovolať stavbyvedúcemu, ale ten má dlhší telefonát a neberie to, je obsadené.

Šéf od debnenia nemá lepší nápad, ako poslať SMS šéfovi strojového parku, že debnenie stojí, môže sa betónovať.  Tento síce má dostať pokyny od stavbyvedúceho, ale keďže neprichádza nič, tak iniciatívne pošle na stavbu betónovú pumpu.

Stavbyvedúci, ktorý sa zdržal v kancelárii však o ničom nevie a preto nedá pokyn do zásobovania, aby objednali v betonárke domiešavače s betónom.

Betónová pumpa stojí na stavbe, robotníci sa opierajú o lopaty, šéf partie volá sekretárke riaditeľa, telefonáty teraz lietajú krížom krážom a na dôvažok šéf strojového parku oznámi posádke betónovej pumpy, že okolo obeda majú byť už na inej stavbe a šofér vozidla sa rozhodne, že vyrazia pre istotu skôr.

Stavbyvedúci medzitým počúva rozčúleného riaditeľa firmy a ešte cestou na stavbu objedná osobne betón. Keď dorazí na pracovisko, tak tam stoja už 3 domiešavače, ale daromne, lebo betónová pumpa sa vyparila 5 minút predtým.

Opis tohto zmätku by mohol pokojne pokračovať, ale čitateľ si už určite urobil svoj obraz. Niekto by poznamenal, že toto všetko je dôsledok nedostatočnej koordinácie. Nám však toto vysvetlenie nestačí.


Podstatou problému sú v skutočnosti dve súvisiace veci:

1. Firma nemá dostatočne pevne stanovené vyskúšané postupy, ktoré - ak by sa dodržali, tak naisto vedú k výsledkom. Betónovanie základov sa dá veľmi presne popísať, dá sa na to urobiť priam formulár s uvedenými krokmi, zodpovednými osobami, bolo by tam uvedené čo má kto a kedy vedieť a podobne.
Tým osvedčeným postupom hovoríme smernice.

2. Pracovníci firmy vrátane šéfov majú v našom príklade problém so správnym smerovaním komunikácií. Ak príde informácia k nesprávnemu človeku a tento ju v rozpakoch dáva ďalej, existuje značná pravdepodobnosť, že sa to opäť dostane k nesprávnym ľuďom a zmätok sa bude ešte viacej šíriť.

Daromná robota má svoje presné zákonitosti a neznalosť tejto témy dokáže zlikvidovať ziskovosť akejkoľvek firmy. Všetci tí chaoticky pobehujúci ľudia pripomínajú mravce z rozhrabaného mraveniska, všetci "pracujú" a "snažia sa", ale ich hemženie neznamená, že zákazník bude ochotný celý tento chaos preplácať. Pracovníci dostanú svoj čas preplatený zamestnávateľom, ale ten v skutočnosti platí daromnú prácu. To vyplatí len a len zo zisku, ktorý sa musel vyprodukovať pri inej príležitosti.

Ak je takýto problém v súkromnej firme, viete si predstaviť, čo sa deje na úradoch?

utorok 11. mája 2010

Postoj k produkcii




Všimli ste si, že aj v krajine s armádou nezamestnaných nájdete celé hordy šéfov, ktorí kričia, že nevedia zohnať schopných ľudí? Kto sú tí nezamestnaní ľudia, ktorí by tak zúfalo potrebovali pracovať, ale mnohokrát zistíte až po tom, čo ste im tú prácu dali, že to bola chyba a teraz vám vlastne dochádza, že ten človek je nezamestnaný úplne oprávnene? Všimnite si, že právo na prácu je ústavne zaručené. Ale presnejšie by tam malo byť napísané: „...každý má právo na prácu, ktorú dokáže svojimi schopnosťami a ochotou vykonávať bez toho, aby svojmu zamestnávateľovi páchal škodu...“

Alebo:

Všimli ste si, že aj v najlepšej organizácii vznikajú niekedy zmätky, prípadne niektoré úlohy jednoducho nie sú splnené? Všimli ste si, že iba menšine ľudí môžete s úplnou istotou zveriť takmer akúkoľvek úlohu a môžete to považovať za vybavené? V protiklade s tým – viete si teraz vybaviť tvár podriadeného, ktorému ak by ste mali zveriť zodpovednú a životne dôležitú úlohu, tak vás hneď chytí panika, a začnete sa ošívať, že nie, tomu radšej nie? Kto sú tí ľudia, o ktorých pochybujete, že veci spravia dobre? A koľkí ďalší sú presne takí istí, len ste na to ešte neprišli?

Alebo:

Prečo je to tak, že 20% ľudí spôsobuje 80% výsledkov? Prečo iných 20% ľudí spôsobuje 80% problémov? Prečo je to tak, že časť ľudí je skvelých, časť slušných a časť vyslovene deštruktívnych?

Spoločným menovateľom vyššie uvedených otázok a jeden z rozhodujúcich faktorov úspechu je postoj k produkcii. Toto si však musíme objasniť. 

Základný rozdiel medzi produktívnym a neproduktívnym človekom je v tom, že produktívny smeruje svoju prácu intuitívne či vedome k výsledku, dokončenej veci. V protiklade s tým je neproduktívny človek orientovaný na „pracovanie“, teda činnosti. Má pocit, že má nárok na plat už len preto, že sa snažil, že na pracovisku bol a pracoval. Vedel by vám vymenovať väčšinu toho, čo všetko robí, ale ak sa ho spýtate na to, čo má tá práca za výsledok, bude sa na vás nechápavo pozerať.

Klasický príklad je útočník vo futbale. Tí najlepší útočníci majú nielen talent, výdrž, telesné predpoklady, periférne videnie, cit pre loptu, rýchle a pohotové reakcie. Majú vedomie, že ich výsledkom je buď strelený gól, alebo dokonalá finálna prihrávka. Najlepší z najlepších majú veľmi priamočiare myslenie v tom, čo je ich úloha. Bez zaváhania vedia, že to je gól v súperovej sieti. 

Ak by ste študovali myslenie a správanie priemerných a podpriemerných útočníkov, zistili by ste, že tam takáto jednoznačnosť neexistuje. Slabší útočníci rozdumujú o trénovaní, o streľbe, o správnych uhloch, o letnej a zimnej príprave, o litroch potu na tréningu a podobne. Ale rozdiel je v tom, že najlepší útočníci majú jasnú predstavu lopty trepotajúcej sa v sieti. Nijaké váhanie, nijaké pochybnosti, produkt je gól.

Oni nemajú ťah na bránu.

Oni majú ťah do brány.

štvrtok 6. mája 2010

Povinnosti majiteľa IV.

Tvorba rezerv a zisku


Všimli ste si, že väčšina ľudí má tendenciu minúť všetky peniaze, ktoré má k dispozícii? Porovnajte si rýchlosť, s akou opustia peniaze vašu peňaženku v závislosti na tom, koľko hotovosti v nej máte. Ak máte hotovosť 4 € a máte ísť na obed, zaručene sa do toho rozpočtu zmestíte (ak naozaj chcete). Ak máte 30 €, môže sa stať, že už nezostanete pri lacnom obedovom menu, ale objednáte si špecialitu, pivo, dezert a kapučíno.

V čom bol rozdiel?

Viete o tých peniazoch v peňaženke a to je základ. Profesionálny majiteľ firmy by mal poznať nasledovnú nadradenú zásadu:

Najväčšie nebezpečenstvo pre peniaze spočíva v tom, že niekto o nich vie.

Ledva sa zmienite niekomu o existencii peňazí a už vyprovokujete myšlienky na to, ako ich minúť. Preto je v mnohých firmách takmer nemožné vyprodukovať rezervy alebo zisk.  Samozrejme by sme mohli hovoriť o rozsiahlych systémoch riadenia financií vo firme (úvod k danej problematike nájdete mimochodom tu - Ukážkový diel 9 dielneho seriálu o zavedení finančného manažmentu vo firme), ale z pohľadu majiteľa treba urobiť nasledovné jednoduché opatrenie:

Majiteľ by mal zariadiť, že keď vstupujú peniaze do firmy, tak časť z nich musí byť presmerovaná na špeciálny účet. Nemilosrdne, automaticky, z každej platby. Netrúfam si tu uviesť odporúčané percento, lebo to tak trochu závisí od typu podnikania a od výšky dosahovaných marží, ale môže to byť napríklad čokoľvek medzi 0,5% až do 10% podľa typu podniku.

Toto treba odraziť nabok na špeciálny účet tak, ako by sme odrazili vodu z rieky do nádrže na obdobie sucha. Takto vznikne špeciálny účet na investície, rezervy pre prípad kríz a podobne. Keďže tento účet je ohrozený tým, že o ňom majiteľ vie, malo by sa to zorganizovať tak, že stavy na tomto účte mu bude strážiť lojálny človek, ktorý mu nesmie bežne prezrádzať, koľko sa tam nazbieralo.

O tomto účte treba držať jazyk za zubami. Tvárime sa, že tie peniaze boli dávno vydané a firma musí poriadne makať, aby dokázala vyjsť z toho, čo jej na prevádzku zostáva.

Aby to fungovalo, musí sa spravidla vytvoriť špeciálne konto, jednoznačne nestačí použiť jediný všeobecný firemný účet a vyhlásiť, že táto časť je virtuálny podúčet na ktorom je odložená rezerva. Toto prakticky nikdy nefunguje a rezerva bude raz dva fuč. Dajte všetky peniaze na jediné konto a to bude počiatek konca vášho finančného manažmentu.

Veci môžu byť ešte horšie. Veľa ľudí má tendenciu žiť nad svoje pomery a vydáva aj peniaze, ktoré vlastne nemá. Na tejto tendencii si postavili živnosť aj banky, ktoré vám dajú kreditnú kartu a potom si účtujú úroky z toho, čo ste dlžní, lebo dobre vedia, že kreditnému rámcu neodoláte. Takto uvažovalo aj vedenie niektorých krajín, asi vám okamžite príde na um napríklad Grécko, ale upozorňujem vás, že pri hľadaní negatívnych príkladov v tejto chvíli nepotrebujeme chodiť tak ďaleko. Len keby sme pre prípad zadlžovania krajiny urobili ústavný zákon, že každý poslanec, ktorý hlasuje za schodkový rozpočet musí osobne splácať aj zo svojich príjmov štátny dlh, potom by zrejme prestala táto bláznivá psychóza žitia na dlh, lebo až vtedy by poslanci konečne na vlastnej koži pochopili, akú vec vlastne páchajú. Takúto povinnosť ručiť svojím majetkom za šafárenie so štátnymi peniazmi by som dal aj premiérovi a každému ministrovi, ktorý nehospodári vyrovnane. No a minister financií by mal počítať s tým, že ho aj vystavia na pranier :)

Našťastie vo vašej firme nie je parlament. Vy môžete ako neobmedzený vládca zabrániť, aby ste vydávali peniaze, ktoré nie sú vaše. Ba čo viac, vy môžete (a mali by ste) časť peňazí odraziť hneď na vstupe na špeciálny investičný fond a trvať na tom, že firma musí mať vyrovnaný rozpočet a musí dokázať hospodáriť aj so zvyškom ktorý jej necháte na bežnú prevádzku.

Ak urobíte ten špeciálny fond, možno to bude prvý reálny zisk, ktorý ste za dlhé roky urobili.