Ako má vyzerať pracovný deň majiteľa firmy?

Uvažovali ste nad tým, ako má vyzerať typický pracovný deň majiteľa firmy?

Niekto sa zasmeje a povie:

Teoreticky by som mal tráviť čas medzi golfovým ihriskom a mojou jachtou, ale v skutočnosti som dnes riadil svoju firmu rovnako, ako to robím už vyše 17 rokov.

Doplníme otázku a spýtame sa, čo ste teda dnes robili?

Odpoveď by mohla znieť:

Ráno sme mali hodinu a pol poradu, dosť som sa musel rozčuľovať, lebo naši servisáci si minulý týždeň zobrali dovolenky mimo harmonogramu a vznikol strašný chaos. Potom som bol orodovať u najväčšieho zákazníka, aby nám poslali peniaze. Následne som išiel do banky riešiť kontokorent a mal som pracovný obed s nádejným klientom. Poobede som riešil, ktoré platby by mali ísť ako prvé a potom som mal krátke stretnutie so šéfom predaja, lebo naši predajcovia podľa mňa priveľa vysedávajú vo firme. Potom bol u mňa na koberci šéf servisu a až podvečer som sa dostal k 150 neprečítaným mailom.

xxx

Ak váš deň vyzeral podobne, ako je opísané vyššie, tak máme jasný verdikt. V podstate ste z majiteľských povinností neriešili NIČ. Mohli by sme pokojne povedať, že povinnosti majiteľa sú veľmi často zanedbávané, lebo majitelia sú veľmi často riaditeľmi svojich podnikov a musíme veľmi dôrazne pripomenúť, že šéf ≠ majiteľ. To, že to robí tá istá osoba ešte neznamená, že sú tie povinnosti rovnaké.

Ešte čosi by sme mali povedať. Ak ste skutočne robili to, čo opisujeme vyššie, tak aj šéfom ste boli len na 20%.

Dotýkame sa dosť závažnej témy, v ktorej má veľa majiteľov a šéfov závažné otázniky.

Čo presne by mal robiť majiteľ? V čom sa líši jeho práca od šéfovskej? Čo sa stane, ak nemá čas robiť poriadne tieto posty?

Na túto a dalšie otázky sa pokúsime dať odpovede v ďalších príspevkoch na tomto blogu.

Základ všetkých základov

Dobrá správa: Ak chcete niečo rozumné dokázať, takmer vždy na to existuje nejaký spôsob. V živote vás bude veľa ľudí presviedčať, že sa niečo "nedá"; ale v skutočnosti je možné dosahovať až neuveriteľné výsledky. Vedci vraj spočítali, že pri veľkosti krídiel, frekvencii mávania krídlami, a hmotnosti nemôže čmeliak lietať. Ešte šťastie, že to čmeliakovi nikto nepovedal...

Dôležitým predpokladom je, aby ste mali nejaký funkčný postup. Môžete ho vynájsť, môžete ho získať, môžete ho kúpiť. Podstata úspechu je v tom, že budete mať niečo, čo funguje.

Nech už sa zaoberáte akoukoľvek aktivitou, použiteľné postupy patria k najväčším pokladom. Mať niečo také v rukách je úplne prvá vec, ktorú musíte zvládnuť. Ak ste začali niečo robiť, vaša prvá méta je dospieť k spoľahlivej rutine, ktorá prináša požadované výsledky.

Ak ste túto métu dosiahli, potom to môžete (a budete) používať. Kým to robíte len vy, tak stačí, že celý postup je len vo vašej hlave. Kým tú vec nepotrebujete niekoho naučiť, tak sa spravidla nezaoberáte otázkou, ako to celé sformulovať, zapísať, či zverejniť.

Ak však dopyt po vašich službách stúpne, potom to už celé začne zohrávať stále väčšiu rolu.  Ak máte firmu, ktorá prudko rastie, tak potom postupne nazbierate rozsiahlu "knižnicu" postupov, ktoré sú nevyhnutné pre fungovanie a expanziu.

Je prekvapujúce, ako málo majiteľov a manažérov si uvedomuje dôležitosť základnej firemnej "knižnice". Bez základného know how aspoň v nejakej duplikovateľnej forme nemôže prakticky nikto dosahovať trvalý úspech. 

Know how, ktoré sa dá odovzdať do rúk ďalších ľudí je ZÁKLAD ZÁKLADOV.

Management podľa dojmov?

Príliš často sa stáva, že ľudia podliehajú dojmom. Žijeme v civilizácii nakazenej povrchnosťou. Stačí, aby nám niekto niečo povedal a často sa ani neunúvame overiť si vec vlastnými očami.

To isté sa deje v mnohých firmách. Hodnotenie pracovníkov nezávisí vždy na výkonoch, ale na "popularite" a tom, čo si "myslí väčšina". Ak je šéf málo zdatný, tak ľahko podľahne znevažujúcej kampani, vedenej voči niektorému z podriadených. Často skloňovaný výraz "mobbing" nemusí znamenať len šikanovanie kolegu, ale môže sa jednať aj o nespravodlivo vyslovené negatívne vyjadrenia na adresu niektorého z pracovníkov. V slabo zorganizovanej firme sa takéto intrigy robia pomerne ľahko.

Šéfovia sa občas dostávajú do problémov jednoducho tým, že neposudzujú svojich pracovníkov podľa výsledkov, ale na základe rečí.

Prvé, čo by mal šéf vedieť, že každá práca je merateľná a možno ju buď priamo, alebo nepriamo merať.

Keď sa spomenie meranie výkonov, tak pracovníci začnú občas hundrať, že vedenie im už prestáva veriť, zavádza otrokárske metódy, byrokraciu. V skutočnosti si neuvedomujú, že meranie výkonov slúži slušnej väčšine ako ochrana pred svojvôľou a neobjektívnym hodnotením. Iba neochotní či nevýkonní ľudia majú mať obavy a aj im možno ponúknuť záchranu - vždy sa môžu začať viacej usilovať.

Nikto nepochybuje o tom, že vo futbale či hokeji má lepšie šance na víťazstvo to mužstvo, ktoré prejavuje viacej aktivity, viacej sa snaží, lepšie sa pohybuje. V skutočnosti narazíme iba zriedka na fyzické hranice hráčov, bavíme sa skôr o tom, že ich vlastný limit je obmedzený ich myslením. Ak sa nedarí, tak nohy sú ťažké a ani prihrávky nie sú ideálne. Každý, kto kedy robil šport pripustí, že v takých chvíľach pomáha zvýšenie fyzického úsilia, inak povedané, treba viacej produkovať. Treba sa viacej sústrediť na výkon, dať nabok akékoľvek iné úvahy a pracovať viac a kvalitnejšie.

Kým tréner má celé svoje mužstvo na dohľad, u šéfa firmy sa to nedá vždy tvrdiť. Preto je potrebné dať ľuďom nejaké meradlo ich výkonnosti. V prvom rade na to, aby mohli sami vidieť trend svojej výkonnosti a urobiť potrebné opatrenia, no slúži to aj vedeniu na to, aby bolo možné usmerniť snaženie ľudí.

V inom článku môžeme hovoriť viacej o tom ako presne sa merajú výkony oddelení a jednotlivcov, ale už teraz by malo byť jasné, že riadenie by sa malo stavať na objektívnych faktoch a nie dojmoch. Keby ste boli pilot lietadla, museli by ste pri pristávaní dodržať presnú rýchlosť. Ak ste prirýchli, tak nezabrzdíte na dráhe a rozbijete lietadlo v lesíku za letiskom. Ak ste pomalí, tak lietadlo stratí vztlak a vyrobíte dymiaci kráter pred začiatkom dráhy. Ako pilot musíte pozerať aj na prístroje a riadiť sa podľa nich. Čosi podobné platí aj v riadení ľudí a organizácií.

PS: Poznámka autora článku - nedávno som robil konzultáciu v jednej špičkovej firme. Počas konzultácie si šéf zrazu uvedomil pri pohľade na svojich ľudí, že pracujú akosi ležérne. Bolo vidieť, že tam je iba málo snahy zvrátiť osud a zapríčiniť lepšiu produkciu. Nemožno tvrdiť, že by sa ulievali, ale bolo úplne zreteľné, že robia dosť pod hranicou svojich možností. Ak takáto dobrá firma zažíva podobné javy, čo sa bude prepánajána diať v slabších firmách???

Koľko dobrých kandidátov ste prehliadli?

Už sme si v minulom článku spomínali, že výber na základe dojmu môže priviesť do organizácie dobre vyzerajúceho ničiteľa. Táto vec však môže dopadnúť aj naopak. Môže sa stať, že na pohovor príde skvelý pracovník, ktorý neurobí dobrý dojem. Ohrniete nad ním nosom a zavoláte radšej ďalšieho kandidáta.

Predstavte si, že hľadáte veľmi spoľahlivé auto. Robustné, výkonné a bezpečné. Keď ho vyberáte, vybehne z džungle zablatené, obúchané auto s motorom bežiacim na vysoké obrátky, na výfuku sa nachádzajú ešte zvyšky blata a vody, takže spod vozidla vychádzajú kúdoly pary. Guče hnusného smradľavého blata ostali pod blatníkmi. Na dverách vidíte na plechu priehlbiny, ktoré tam zanechal útočiaci nosorožec.

Vy však budete ohŕňať nosom, pretože od predvádzaného auta očakávate, že bude umyté, bez jediného škrabanca, s naleštenými chrómovými časťami a pneumatiky majú byť ako uhoľ, bočné strany biele. Výkonnosť ľudí ani áut sa nedá vždy posudzovať z toho, ako vyzerajú na prvý pohľad. Niekto by mohol namietať, že kandidát by mal mať toľko rozumu, aby prišiel na pohovor upravený a urobil dobrý dojem.

To je v poriadku. Väčšina sa bude naozaj snažiť urobiť dobrý dojem. Ale ak ste profesionál, tak by ste už mali vedieť, že existuje určité percento veľmi dobrých pracovníkov, ktorých povahové črty im bránia prezentovať sa na úrovni a už nebudete používať prvý dojem pri výbere ľudí.

Viete o tom, že v niektorých krajinách sa rozvedie viac ako 50% manželstiev? Viete prečo? Lebo toto je oblasť, kde sa ľudia najviac spoliehajú na dojem, „chémiu“ a hormóny. Problém modernej doby je povrchnosť.

Časť výkonných ľudí má problém s prezentáciou seba samého:

1. Majú pocit, že sebachvála je trapná, dokonca hriešna – nie nadarmo sa označuje pýcha za jeden zo siedmych hlavných hriechov. Takýto človek smeruje väčšinu pozornosti na výkon, očakáva, že ak ho chce niekto mať, musí jeho kvality odhaliť. Neradi o sebe hovoria, neradi sa chvália, ak ich niekto pochváli, tak sa zapýria a budú v rozpakoch.

2. Niektorí ľudia majú len malý zmysel pre dobrý dojem. Sú roztržití, netrpezliví a nedbajúci na nepodstatné detaily ako je dobré oblečenie, či sebaisté vystupovanie. Ak je niečo naozaj dôležité, tak na to dbajú, ale určite to nie sú majstri detailu. Jeden z predpokladov veľkého výkonu je schopnosť nehľadieť na druhoradé veci. Ak chcete preraziť cestu cez Amazóniu, potrebujete odstrániť veľké stromy a buldozérom upraviť priesek. Stačí najprv úzka a hrboľatá cesta. Kým perfekcionisti budú vymeriavať laserom prvý kilometer cesty, aby na nej dosiahli odchýlku nepresahujúcu 1 cm, tak ten výkonný chlap už zatiaľ prerazil 100 kilometrov.

Opäť musím vyhlásiť, že výber ľudí na základe dojmu je už prekonaný, dokonca škodlivý. Prvý krok je zohnať si fakty o produktivite a o minulých výsledkoch. Potom sa pozerám na všetko ostatné.

Nebezpečný prvý dojem

Článok na tému - výber ľudí

Jediný solídny spôsob ako vyberať ľudí, spočíva v zistení faktov. Nezávislých faktov. Keďže autorom životopisu je samotný uchádzač, musíme pristupovať k uvedeným dátam s rezervou a berieme ich ako nepodložené dovtedy, kým nie sú nezávislým zdrojom potvrdené. Dobrý dojem z životopisu je tiež len dojem.

Robiť selekciu podľa životopisov a následne pozývať kandidátov na prvý pohovor v sebe skrýva riziko, najmodernejšie svetové trendy sa orientujú jednoznačne na opačný postup: NAJPRV sa zisťuje minulá produktivita kandidáta, najprv sa robia testy na diaľku, najprv chceme všetky možné podklady bez ovplyvnenia osobným šarmom.

Najúspešnejší odborníci vo výbere ľudí vám potvrdia, že najbrutálnejšie chyby vo výbere ľudí možno očakávať u dobre vyzerajúcich kandidátov. Najmenej 20% z nich má skryté chyby, ktoré sa bežnými metódami ako je interview prakticky nedajú odhaliť.

Dobre upravený, sebaisto vystupujúci kandidát, s výbornou pohotovou komunikáciou, ktorého odpovede nemajú chybu. Koľko krát ste takéhoto stretli?

Existuje zopár vlastností, ktoré sa odhaľujú aj v bežnom živote neľahko, nieto ešte v procese interview, kde máme nanajvýš 60 minút na odhalenie.

Najhoršia diagnóza je: Orientácia na problémy, vedomé, čo podvedomé brzdenie projektov, úloh a snaženia tímu.

Najlepší pracovníci sú orientovaní na riešenia, nepodstatné problémy dokážu odsunúť nabok a vedeniu predkladajú riešenia tých podstatných problémov.

V protiklade k nim - nebezpeční kandidáti dokážu inteligentne prezentovať problémy tak, že kolektív ľudí sa vďaka nim zaoberá nepodstatnými vecami. Predložte takémuto negativistovi riešenie rozsiahlej situácie a on s úplnou istotou zabŕdne do niekoľkých podružných problémov, nafúkne ich a znechutí celé svoje okolie, ktoré má tendenciu uveriť, že sa jedná o neriešiteľnú vec.

Nebezpečenstvo spojené s týmito ľuďmi spočíva v tom, že dokážu vziať elán ľuďom okolo seba, fixujú pozornosť tímu na problémy. Hovoria o problémoch, prekážkach, ale nie o riešeniach. O riešeniach hovoria len vo všeobecnej rovine, prípadne používajú frázy „Veci sa dajú riešiť...“, ale v skutočnosti sú tak konšternovaní prekážkami, že vlastne nemajú vieru ani vôľu vec skutočne pohnúť vpred.

Predstavte si, že sa jedná o človeka s vysokým IQ, priateľského, presvedčivého a komunikatívneho. Vidíte, že čím dokonalejší je v týchto vlastnostiach, tým NEBEZPEČNEJŠIEHO človeka ste vybrali do tímu. Existujú skúsenosti s niektorými ľuďmi, ktorých by sme pokojne označili slovom „monštrum“.

Existuje iba málo testov, ktoré túto nebezpečnú kombináciu odhalia, v žiadnom prípade nemožno hovoriť o tom, že by mal niekto úspech pri demaskovaní takéhoto kandidáta v osobnom pohovore. Dá sa pokojne tvrdiť, že neschopnosť odhaľovať týchto ľudí je primárnym zdrojom ťažkostí a strát v hospodárstve. Ak sa takýto človek dostane do dôležitej funkcie, nasleduje celý rad ťažkostí, ktoré však iba málokto spája s dotyčnou osobou.

Opakujem – čím šarmantnejší stoper, tým nebezpečnejší...

Stratégia manažmentu: Ako zvládať prácu

Stratégia manažmentu: Ako zvládať prácu

Výber ľudí - brána k manažmentu

Každá organizácia v sebe nosí určitú neodmysliteľnú logiku. Pokiaľ b sme uvažovali nad akousi univerzálnou organizačnou tabuľou, jednotlivé divízie - oddelenia by išli v tejto následnosti.

IDEA - ĽUDIA - PREDAJ - FINANCIE - PRODUKCIA - KOREKCIE - VEREJNOSŤ

Všetko začína nápadom, ideou, stratégiou. Toto je divízia majiteľa a šéfov. Tam sa rodí celý nápad, vymýšľajú sa postupy, stanovuje know-how, plánuje sa a všetko sa riadi. Hlavnou surovinou pre túto divíziu je pozorovanie potrieb trhu a nápad na samotné podnikanie. Teda kľúčom je IDEA - nápad.

Ďalšou divíziou je organizačno-personálna. Tam prebieha výber ľudí, ich zaradenie na pracovné miesto a základné zaučenie. Tiež sa tu organizujú komunikačné systémy a prepojenie jednotlivých pracovníkov. Okrem toho sa sleduje výkonnosť a plnenie úloh. Kľúčom tejto divízie sú ĽUDIA.

Potom je marketing a obchod. Tu sa robia prieskumy trhu, reklamné opatrenia a kampane. Tu sa vedú databázy zákazníkov a obchodníci sa snažia predávať. Kľúčom pre túto divíziu sú teda ZÁKAZNÍCI.

Ďalšia divízia smerom doprava sa zaoberá financiami. Tu sa fakturuje, prijímajú PENIAZE, schvaľujú výdaje, uspokojujú veritelia a tiež sa tu nakupuje materiál pre výrobu alebo obchod. O účtovníctve netreba hovoriť, to po nás chce štát a zdravý rozum. Kľúčom divízie sú teda PENIAZE.

Ďalej ide o výrobu, služby, jednoducho tam robíme to, za čo nám nakoniec zákazník platí. Ak všetky ostatné popisované divízie v tomto článku sú v podstate rovnaké pre všetky firmy, táto divízia je pre každý typ špecifická. Kníhkupectvo poskytuje zákazníkom knihy v predaji, ropná spoločnosť má ťažbu, vrty a dopravu ropy. Stále to však v tejto divízii. Kľúčom je PRODUKCIA.

Nestačí len niečo urobiť, potrebujeme ešte nezávislú kontrolu kvality a tá je v ďalšej divízii. Tu sa nie len robí kontrola kvality, ale aj analýzy chýb, korekcie ľudí, ktorí urobili nesprávne svoju prácu a tu sa ako za starých časov učňovstva a tovarišstva, vychováva dorast po dozorom majstrov, ktorí sú hneď vedľa - v divízii pre výrobu. Kľúčový výraz pre túto divíziu Je KOREKCIA.

Pokiaľ máte kvalitný produkt alebo služby, potom prichádza posledná divízia, kde ideme zaútočiť vo veľkom štýle na verejnosť - snažíme sa vo veľkom šíriť produkty a služby veľkému počtu zákazníkov, získavame nové nedobyté územia atď. Dochádza k DISTRIBÚCII produkcie firmy, celkovému útoku na široké trhy.

Zorganizovanie akejkoľvek spoločnosti
Aj keď existujú špecifiká jednotlivých branží, takto sa dá zorganizovať akákoľvek firma (je možné, že týmto štýlom je už zorganizovaných okolo 250 000 firiem po celom svete). Systém je úplne intuitívny a logický. Majiteľ prinesie IDEU, tú odovzdá správnym a zorganizovaných ĽUĎOM, oni to predajú ZÁKAZNÍKOM, tí dajú PENIAZE, za tie sa nakúpi to, čo potrebujeme, a rozbehne sa PRODUKCIA, skontroluje sa kvalita a urobí sa potrebná KOREKCIA. Pokiaľ vidíme, že to je skvelý produkt, služby, vtedy prirodzene rozbehneme čo najširšiu DISTRIBÚCIU na trhu. Logické, nie?

Existuje ešte jeden priamy dôkaz o logickosti takejto organizácii. Poďme sa pozrieť na to, koľko stojí nejaká chyba v organizácii. Poďme tentokrát sprava.

Čo spôsobí chyba
Pokiaľ niečo vyrobíme vo veľkom množstve a vykonáme DISTRIBÚCIU na trh, tak v prípade, že výrobok obsahuje skrytú chybu, potom následky budú nepredstaviteľné. Chyba na výrobku sa prejaví neskôr a objavia ju až zákazníci. Okrem toho, že musíme zvládnuť reklamácie, veci opraviť, utrpíme aj nepríjemné finančné škody na strate dôvery. Predstavme si, že to všetko vyrobíme, ale našťastie to odhalí kontrola kvality pred expedíciou z výroby. Teraz musíme urobiť dosť nákladnú KOREKCIU, možno si rozhneváme klientov neskoršou dodávkou, ale asi všetci budú súhlasiť, že to bude síce drahé, ale o mnoho lacnejšie než prvý prípad.

Predstavme si, že chyba bude odhalená niekedy uprostred výroby ešte v PRODUKCII, zastavíme chybný proces a začneme vyrábať správne. Iste, zdrží nás to, bude to stáť peniaze ale opäť to bude lacnejšie (pozrime sa na obrázok).



Chyba môže nastať už v procese schvaľovania peňazí na materiál na výrobu. Pokiaľ nebudú peniaze včas, bude nás to stáť prestoje a oneskorenie. Ak dokonca nakúpime podradný materiál pri snahe ušetriť, alebo objednáme úplne zlé suroviny, bude nás to čosi stáť, ale keď to objavíme ešte predtým než nám to pošlú, opäť to bude lacnejšie.

Koľko by stálo, keby sme sa pred naštartovaním celej kampane a predaja spýtali zákazníkov a urobili poriadny prieskum? Čo keby sme včas zistili, že spôsob prezentácie produktu je treba spraviť úplne inak? Čo keby sme zistili, že vďaka našej reklame má zákazník úplne skreslenú predstavu o účeloch a vlastnostiach našich výrobkov alebo služieb? Spraviť korekciu ešte v príprave marketingu by stálo podstatne menej, než všetko, čo sme popisovali dosiaľ.

Ako sa vyhnúť chybám pri výbere ľudí
A čo keby sme si predsavzali, že do našej firmy nepustíme nesprávnych ľudí? Čo keby sme spravili o veľa presnejší výber a vytriedili všetkých tích, ktorí robia na prijímacom pohovore skvelý dojem, neskôr však nevedia pracovať, prípadne nám rozbijú celý kolektív ľudí? Koľko by stálo odhaliť a neprijať všetkých tích nesprávnych ľudí, ktorí sú zdrojom všetkých chýb, o ktorých sme hovorili v predchádzajúcich odstavcoch?

Táto analýza ukazuje, že najdôležitejšia oblasť, ktorej musia majitelia venovať pozornosť je:

1. samotný nápad (IDEA) pre podnikanie, znalosti správnych manažérskych metód, know-how pre riadenie,
2. výber správnych ľudí, ktorí rýchle a ľahko pochopia, čo od nich manažment chce, ktorí sú usilovní, ochotní a lojálni.

Nie je ťažké predložiť dôkaz o výške uvedených tvrdení. Stačí sa pozrieť na to, kto je v podnikaní úspešní: sú to ľudia, ktorí zrealizovali dobrý a funkčný nápad a ktorí vybudovali svoj tím na chápavých, usilovných, ochotných a lojálnych ľuďoch. Je to jednoduchá myšlienka, ale pekelne náročná. Vyžaduje totiž skvelú praktickú znalosť človeka a vyžaduje to veľkú disciplínu pri výbere ľudí. Znamená to rozhodnutie nechať radšej post prázdny, než zaplniť niekym nekompetentným.

Toto tiež vysvetľuje, prečo je školiteľský a konzultačný servis tak dobrý "biznis". A tiež to vysvetľuje prečo sú firmy ochotné platiť personálnym agentúram veľké peniaze. Preto keď odmyslíme nutnosť dobrého nápadu na podnikanie.

PERSONALISTIKA JE BRÁNOU K MANAŽMENTU.
Po výbere nevhodných ľudí už končí manažment. Nastáva len nepretržité hasenie problémov, ktoré tí nesprávni ľudia potichúčky vyrábajú.