Ako organizovať - vytvorte kanál

Veľmi dôležitý princíp v organizácii, je vytvoriť jednoznačný kanál, z ktorého sa nedá vypadnúť von. Je to niečo podobné, ako keď sa snažíme zabrániť rieke vyliať sa z brehov pri povodni. Elektrický prúd má zostať v zaizolovanom kábli, inak hrozí úraz. Pri šoférovaní nechcete vyletieť z cesty.

Podobný princíp platí aj pri riadení firmy. Ak pracovník dokončí nejaký dokument, nechcete, aby musel dlho premýšľať nad tým, komu a ako ho odovzdá. Chceme rýchly proces. Každé zaváhanie, každá chyba v smerovaní komunikácie znamená pre firmu stratu.

Niekto by sa mohol nad tým pozastaviť, čo už len záleží na niekoľkých minútach? Ale sčítajte všetky tie minúty a dostanete hodiny a dni. Ak niekto zaváha a stráca čas pri rozdumovaní nad tým, kto presne má tento dokument dostať, môže ho potom z nevedomosti naozaj odoslať nesprávnemu adresátovi. Ten potom nechápe, čo s tým má urobiť, ide sa opýtať kolegov, tí len krútia hlavami, potom sa bezradne pýta aj svojho šéfa a v tých chvíľach nikto z menovaných nerobí čokoľvek užitočné.

Do rovnakej kategórie patrí aj neduh - "pre istotu" pridávať na zoznam adresátov nejakého e-mailu všetkých kolegov. Títo potom čítajú text len na to, aby usúdili, že ich dotyčný kolega iba zbytočne zdržiaval.

Kľúčové slovo je ISTOTA.

Pracovník si musí byť istý:

• čo má vyprodukovať
• kedy to má byť hotové
• komu to má odovzdať
• (komu prípadne má hlásiť splnenie)

Keby to bolo úplne jasné, stačilo by vo firme používať iba e-maily, nebolo by potrebné investovať do informačného systému, bolo by to lacné a funkčné riešenie.

Ale ak sú pracovníci neistí, potom by sa vo firemnej elektronickej pošte mohol spustiť uragán mailov, v ktorých si ľudia posielajú nezmyselné komunikácie, dopytujú sa späť, preposielajú to tým, o ktorých si myslia, že s tým majú niečo spoločné a neprodukuje sa nič užitočné, vznikajú z toho jalové debaty a porady, atď. Šéfovia si z toho môžu akurát tak trhať zo zúfalstva vlasy.

V takej firme by bolo lepšie, keby pracovníci používali informačný systém, kde už komunikácia nejde mailom, ale prosté zadanie objednávky zabezpečí, že informácie sa objavia napríklad:

• na fakturačnom oddelení (treba napr. fakturovať zálohu)
• na oddelení pre zásobovanie (treba objednať to, čo zákazník potrebuje)
• na oddelení pre plánovanie montážnych pracovníkov
• vedúci automaticky vidí splnenie úlohy

Nie sme teda odkázaní na to, že pracovník vie, kam sa má hotová práca poslať, stačí, aby dokončil svoju úlohu a informácie vložil do systému.

No nevýhoda tohto riešenia sa objaví vtedy, keď informačný systém programoval niekto, kto nie je skutočne špičkový expert na organizačné technológie, prípadne sa systém tvoril "na mieru" nie práve ideálne zorganizovanej firme a tým sa zabetónovali nezmysly. Takýto softvér sa potom predáva ďalej a zdedené chyby sa rozšíria ku všetkým ďalším zákazníkom.

Irónia osudu spočíva v tom, že zle zabetónovaný tok v informačnom systéme potom spúšťa lavínu dodatočných e-mailov, či nekonečné porady, aby sa zvládli nedostatky, ktoré provokuje samotný softvér.

Výsledkom býva nepružná organizácia, kde trebárs žiadate od pracovníka na oddelení starostlivosti o zákazníkov nejakú úplne logickú vec, ale on len zúfalo opakuje: "Nedá sa, nepustí ma systém!"

Vo veľkých organizáciách, ktoré nezvládli implementáciu veľkého systému, potom čelíme nielen obrovským nákladom na inštaláciu, ale státisíce, ba až milióny eúr strácame neefektívnym fungovaním pracovníkov.

Skvelá ilustrácia problému je prípad z poslednej olympiády, kde americký skeletonista atakoval medailovú pozíciu, ale neudržal sekeleton v pripravenej drážke. Pokazený štart úplne zruinoval jeho finálovú jazdu, navnivoč vyšla 4 ročná príprava športovca aj celého realizačného tímu.

Organizácia sa často zaoberá podobnými problémami. Treba vytvoriť kanál a trvať na tom, že sa bude správne používať. Ak to urobíte takto, bude z toho skvelý nárast produktivity. Ak na to zabudnete, alebo použijete nesprávne nástroje, bude z vašej organizácie dinosaurus uviaznutý v blate.




Fotky © Fotolia.com