Ako organizovať - vytvorte kanál

Veľmi dôležitý princíp v organizácii, je vytvoriť jednoznačný kanál, z ktorého sa nedá vypadnúť von. Je to niečo podobné, ako keď sa snažíme zabrániť rieke vyliať sa z brehov pri povodni. Elektrický prúd má zostať v zaizolovanom kábli, inak hrozí úraz. Pri šoférovaní nechcete vyletieť z cesty.

Podobný princíp platí aj pri riadení firmy. Ak pracovník dokončí nejaký dokument, nechcete, aby musel dlho premýšľať nad tým, komu a ako ho odovzdá. Chceme rýchly proces. Každé zaváhanie, každá chyba v smerovaní komunikácie znamená pre firmu stratu.

Niekto by sa mohol nad tým pozastaviť, čo už len záleží na niekoľkých minútach? Ale sčítajte všetky tie minúty a dostanete hodiny a dni. Ak niekto zaváha a stráca čas pri rozdumovaní nad tým, kto presne má tento dokument dostať, môže ho potom z nevedomosti naozaj odoslať nesprávnemu adresátovi. Ten potom nechápe, čo s tým má urobiť, ide sa opýtať kolegov, tí len krútia hlavami, potom sa bezradne pýta aj svojho šéfa a v tých chvíľach nikto z menovaných nerobí čokoľvek užitočné.

Do rovnakej kategórie patrí aj neduh - "pre istotu" pridávať na zoznam adresátov nejakého e-mailu všetkých kolegov. Títo potom čítajú text len na to, aby usúdili, že ich dotyčný kolega iba zbytočne zdržiaval.

Kľúčové slovo je ISTOTA.

Pracovník si musí byť istý:

• čo má vyprodukovať
• kedy to má byť hotové
• komu to má odovzdať
• (komu prípadne má hlásiť splnenie)

Keby to bolo úplne jasné, stačilo by vo firme používať iba e-maily, nebolo by potrebné investovať do informačného systému, bolo by to lacné a funkčné riešenie.

Ale ak sú pracovníci neistí, potom by sa vo firemnej elektronickej pošte mohol spustiť uragán mailov, v ktorých si ľudia posielajú nezmyselné komunikácie, dopytujú sa späť, preposielajú to tým, o ktorých si myslia, že s tým majú niečo spoločné a neprodukuje sa nič užitočné, vznikajú z toho jalové debaty a porady, atď. Šéfovia si z toho môžu akurát tak trhať zo zúfalstva vlasy.

V takej firme by bolo lepšie, keby pracovníci používali informačný systém, kde už komunikácia nejde mailom, ale prosté zadanie objednávky zabezpečí, že informácie sa objavia napríklad:

• na fakturačnom oddelení (treba napr. fakturovať zálohu)
• na oddelení pre zásobovanie (treba objednať to, čo zákazník potrebuje)
• na oddelení pre plánovanie montážnych pracovníkov
• vedúci automaticky vidí splnenie úlohy

Nie sme teda odkázaní na to, že pracovník vie, kam sa má hotová práca poslať, stačí, aby dokončil svoju úlohu a informácie vložil do systému.

No nevýhoda tohto riešenia sa objaví vtedy, keď informačný systém programoval niekto, kto nie je skutočne špičkový expert na organizačné technológie, prípadne sa systém tvoril "na mieru" nie práve ideálne zorganizovanej firme a tým sa zabetónovali nezmysly. Takýto softvér sa potom predáva ďalej a zdedené chyby sa rozšíria ku všetkým ďalším zákazníkom.

Irónia osudu spočíva v tom, že zle zabetónovaný tok v informačnom systéme potom spúšťa lavínu dodatočných e-mailov, či nekonečné porady, aby sa zvládli nedostatky, ktoré provokuje samotný softvér.

Výsledkom býva nepružná organizácia, kde trebárs žiadate od pracovníka na oddelení starostlivosti o zákazníkov nejakú úplne logickú vec, ale on len zúfalo opakuje: "Nedá sa, nepustí ma systém!"

Vo veľkých organizáciách, ktoré nezvládli implementáciu veľkého systému, potom čelíme nielen obrovským nákladom na inštaláciu, ale státisíce, ba až milióny eúr strácame neefektívnym fungovaním pracovníkov.

Skvelá ilustrácia problému je prípad z poslednej olympiády, kde americký skeletonista atakoval medailovú pozíciu, ale neudržal sekeleton v pripravenej drážke. Pokazený štart úplne zruinoval jeho finálovú jazdu, navnivoč vyšla 4 ročná príprava športovca aj celého realizačného tímu.

Organizácia sa často zaoberá podobnými problémami. Treba vytvoriť kanál a trvať na tom, že sa bude správne používať. Ak to urobíte takto, bude z toho skvelý nárast produktivity. Ak na to zabudnete, alebo použijete nesprávne nástroje, bude z vašej organizácie dinosaurus uviaznutý v blate.




Fotky © Fotolia.com

Nenávisť je protikladom spolupráce

Pri riadení ľudí sme odkázaní na to, aby ľudia spolupracovali. Výsledky sa dosahujú iba veľmi ťažko, keď sa stretávate s nenávisťou. Dobrí ľudia by mali študovať nenávisť podobne, ako by kačky mali študovať brokovnice a poľovníkov.

Mechanizmy inštitucionálnej nenávisti by mal chápať každý občan, preto som napísal celý rad článkov venovaný danej problematike na portál venovaný ľudským právam, či aktuálnemu dianiu. Nie je mi jedno, čo sa v našej spoločnosti deje.

Táto problematika však ovplyvňuje aj produktivitu a preto odporúčam každému manažérovi nasledovné články:

Nenávisť sa nerozširuje len v politickej rovine, ale začína sa medzi obyčajnými ľuďmi. Ak má niekto takéto sklony, je schopný rozleptať akúkoľvek firmu. Niektorí ľudia budú vždy šíriť nenávisť zamestnancov voči manažmentu, ale vytvárať aj konflikty medzi kolegami a to je niečo, čomu treba radšej rozumieť.

Ako sa seje nenávisť


Problém je často aj v tom, že ľudia dobrej vôle si nevedia ani predstaviť, ako funguje zloba. Pozitívne naladený človek nemá ani približnú predstavu o tom, čo sa deje vovnútri človeka naplneného zášťou a nenávisťou.

Dobro má problém porozumieť nenávisti


V poslednom čase sa v médiách v súvislosti s prezidentskými voľbami objavilo intenzívne masírovanie verejnej mienky. Moc sa do takej miery obáva o svoj monopol, že rozbehla masívne porušovanie ľudských práv. Pozrite sa, akými princípmi sa to celé riadi:

Ako sa chystá pogrom


Pokračovanie seriálu o nenávisti a ako sa to dá poraziť zloba, blížime sa k záveru.

Bez dobrých ľudí sa zlo nedá poraziť


V poslednom čase sa začali na Slovensku diať veci, ktoré okrajovo súvisia s Business Success a treba tento mechanizmus pochopiť, lebo každý človek sa môže ocitnúť pod paľbou nejakého psychopata. Našťastie existuje mechanizmus, ktorý slušným ľuďom pomáha rozoznať, čo spáchal nejaký zlý človek, ktorý začal vytvárať intrigy, zo zálohy niekoho očierňuje a dúfa, že tým popudí ľudí proti svojim nepriateľom. Nedávno dostali obyvatelia Slovenska do schránok taký červenočierny leták. Sú tam kadejaké tvrdenia, ktoré vskutku odhaľujú motívy zadávateľa.

Ako chápať ohováranie


Všetky tieto články vyžadujú určitú vnútornú silu a chuť učiť sa niečo nové. Napísať ich vyžadovalo veľa štúdia, skúseností a úsilia. Je o niečo ľahšie prečítať ich a pokúsiť sa pochopiť. Urobte to.

Možno sa viacerým ľuďom veľmi rozjasní...

Sebadôvera

Opäť prinášam čriepky múdrosti od našich klientov. Dnes si povedzme niečo o sebadôvere.


Jedna známa podnikateľka sa vyjadrila:

"Neustále som sa trápila, lebo som chcela dosiahnuť dokonalosť. Až jedného dňa mi ktosi povedal:

Pre úspech nemusíš robiť všetko perfektne. Vyhráš, ak budeš robiť aspoň 51% vecí dobre.

Vtedy som si uvedomila, že sa nemám zdržiavať detailami."


Podobnú vec mi nedávno pripomenul náš dlhoročný klient, ktorý ocenil, že na našich seminároch sa prestal trápiť obavami, že niečo robí zle, lebo pochopil, že väčšinu vecí určite robí dobre. Keď sa zbavil zbytočných pochybností, jeho podnik vyštartoval do nebývalých výšin.

Zbytočné pochybnosti na človeka pôsobia tak, ako keď sa veslár pokúša ťahať po dne kotvu.

Väčšinu vecí robíte dobre, na to sa zamerajte!





Foto: © Fotolia.com

Milión neušetríš

Prinášam ďalšiu perlu z úst našich zákazníkov. Jedna z najúspešnejších podnikateliek, akej som mal tú česť prednášať, mi povedala kľúčovú vec, ktorú pochopila hneď na začiatku svojho podnikania:


Milión sa nedá ušetriť. Milión sa musí zarobiť.


Bola rada, že sme jej to na seminároch potvrdili. Je v poriadku, že firmy šetria na zbytočných výdajoch a zabraňujú plytvaniu, ale základom finančného manažmentu nie je šetriť, ale zarábať peniaze. A to sa dá dosiahnuť len tým, že ponúknete a dodáte produkt. Veľa produkcie!

Bohatstvo sa nedá dosiahnúť len tým, že znížite náklady. Musíte sa postarať, aby ste predovšetkým zarábali. A potom ešte viac zarábali.

Ako budovať tím - spolupráca

Keby ste niekedy čelili situácii, že dôležití členovia vášho tímu majú medzi sebou spor, nemyslite si, že najlepší spôsob na riešenie je diskusia.

Môžete sa o to pokúsiť, a ak to rýchlo zafunguje, potom fajn.

Ale ak medzi nimi panuje nevraživosť, potom nečakajte, že si to vyriešia sami od seba. Vodcovstvo si vyžaduje, že do tejto situácie zasiahnete. Je jedno, že sa jedná o najväčšie hviezdy, z ktorých máte rešpekt. Nemôžete sa nechať zastrašiť, ak ste vodca tejto skupiny, musíte konať. Vedenie ľudí je výraz, ktorého základom je slovo vedenie, viesť.

Najlepší spôsob, ako obnoviť spoluprácu, je nasadiť "rozvadených" ľudí do akcie. Ak sú tí ľudia profesionáli, tak rýchlo pochopia, že skutočný oponent je súperove mužstvo a ich spor je malicherný v porovnaní s dôležitosťou víťazstva vlastného tímu. Výraz spolupráca má základ v slove spolu.

Tímová spolupráca

Tímová práca

Tímová práca je výraz, ktorého základom je slovo práca, nie diskusia. Nechajte ľudí produkovať, už aj ten najmenší čiastkový úspech v boji proti oponentovi výrazne zvýši ochotu tímu víťaziť.

Je úplne jedno, že sa jedná o problém, v ktorom sa v tomto okamihu objavujú mená ako Šatan, či Chára. Tento princíp je overený praxou, históriou aj zdravým rozumom.

Už pred stáročiami sme videli, že Aténčania mali večné spory so Sparťanmi a aj ostatné grécke mestské štáty sa vyznačovali hašterením. Ale v okamihu, keď sa na obzore objavili peržanskí votrelci, Heléni sa okamžite spojili k spoločnej obrane.

Vedenie ľudí

Ak budú mať členovia vášho tímu šarvátku, nasaďte ich. Nechajte ich spolu pracovať a pri najmenšom náznaku pokračovania sporu, okamžite zasiahnite a požadujte, aby sa sústredili na svoje úlohy.

Vodca nečaká, že si to zariadia sami. Nečaká, vedie. Ľudí treba nasadiť, to im vyčistí hlavu viac, ako akékoľvek reči. Každý, kto športuje vie, že aj najhorší stres sa javí omnoho menej dôležitý, ak si pôjdete zabehať.

Motivačné video ako reklama

Na špecializovanom portáli pre marketing si prečítajte úžasný príbeh postihnutého športovca Derricka Colemana.Dozviete sa, ako sa dá elegantne spojiť silný príbeh s reklamou.

Práca a motivácia

Slovo práca patrí k najvyhľadávanejším výrazom na internete. Bohužiaľ, je omnoho vyhľadávanejšie ako slovo motivácia. A to býva problém. Lebo bez dobrej motivácie nebýva výsledok práce najlepší. Ak niekto nemá rád svoju prácu a robí ju len preto, že potrebuje peniaze, tomu sa z ľudského hľadiska dá rozumieť, ale iba sotva možno očakávať, že do toho takýto človek vloží svoje srdce.

Viem, ľahko sa to povie, že človek má robiť to, čo má rád. Že práca, ktorú robí, by mala byť jeho poslaním. Niekto vezme prvú prácu, na ktorú narazí. To ale neznamená, že nemá skúmať svoje srdce, aby mu prezradilo, čo má v živote skutočne robiť a nemal by prestať hľadať to pravé.

Víťazstvo srdca

Len pred pár dňami sa podarilo dokončiť projekt, o ktorý sa ľudstvo pokúša už vyše 100 rokov. Polárny bádateľ Ernest Shackleton uverejnil v roku 1906 pred odchodom do Antarktídy takýto inzerát:

Hovorí sa tam: Hľadajú sa muži na riskantnú cestu, nízky plat, krutá zima, dlhé mesiace v úplnej tme, neustále nebezpečenstvo, bezpečný návrat je pochybný, česť a uznanie v prípade úspechu.

Asi je jasné, že na takéto podujatie treba vášeň. Napriek desivému textu inzerátu, sa prihlásilo veľa mužov, ktorí mali aj vynikajúci plat, ale ich zamestnanie ich netešilo.  Shackletonovi sa hlásilo 5000 záujemcov! Zostavil posádku a nasledovala séria slávnych výprav. Ale až počas polárneho leta 1911/12 síce Robert F. Scott dosiahol Južný pól, ale po bezmála 2600 kilometrovom pochode zahynul aj so svojimi spoločníkmi. Tá cesta zostala nedokončená, celú ju nikto neprešiel.

Až doteraz. Pred pár dňami sa podarilo celú trasu prejsť dvom polárnikom, boli to Ben Saunders a Tarka L'Herpiniere. 2830 kilometrov, 105 dní, na začiatku mali každý 200 kg sane a pocitová teplota počas výpravy klesala aj na -46°C. Takáto cesta sa nedá robiť bez toho, aby sa do toho vložilo srdce, vášeň a veľké odriekanie. Toto by nikto na svete nerobil pre peniaze, aj keď sa dá predpokladať, že títo polárnici sa tým živia a napokon zrejme nezarobia málo. Celý príbeh si môžete pozrieť tu: http://scottexpedition.com

Ale aké si z toho môže vziať poučenie bežný človek, či hociktorý manažér? Kto z nás pôjde do arktických oblastí?

Nuž, táto extrémna výprava, pri ktorej išlo často o život, ukazuje, akú nesmiernu silu v sebe skrýva skutočná motivácia...

Ako motivovať zamestnancov

 

V prvom rade sa musia motivovať sami. To sa dá dosiahnuť tým, že si vyberú prácu, ktorú chcú robiť. Motivácia zamestnancov nie je vec, ktorá sa dá dlhodobo dosahovať nejakým presviedčaním. Dalo by sa dokonca povedať, že ak ľudia pracujú s nasadením a majú svoju prácu radi, potom je skoro isté, že sa firme oplatí ich dobre zaplatiť. Myslite si o tom čo chcete, ale o tomto sa najviac rozhoduje ešte v čase, keď sa robí výber zamestnancov a táto téma spadá do oblasti "riadenie ľudských zdrojov".

Ľudia dokážu omnoho viac, ako si myslia. Keď člen spomínanej expedície - Tarka učil svojho kolegu, ako zlepšiť techniku na lyžiach, povedal jednu pamätnú vetu:

Pri každom kroku sa pokús vykročiť o trochu ďalej, ako si myslíš, že dokážeš.

Toto je boľavé posolstvo. Je vyskúšané, že ľudia vydržia niečo podobné len vtedy, keď majú svoju prácu radi a robia to, čo si sami zvolili.